電子提交規劃申請系統(英文簡稱「EPASS」) — 常見問題
以電子方式提交申請和資料
問題1. 電子提交規劃申請系統(英文簡稱「EPASS」)是什麼？
問題2. 如何以EPASS提交文件？
問題3. 有哪些申請可經EPASS提交？
問題4. EPASS的服務時間為何？
問題5. 以EPASS提交申請時要加上數碼簽署嗎？
問題6. EPASS是否接受由超過一名申請人提交的申請？
問題7. 公司／機構可如何透過EPASS提交申請？
問題8. 填寫電子表格時是否需要連接互聯網嗎？
問題9. 使用EPASS提交申請須符合哪些格式？
問題10. 是否要預先開立「智方便+」帳戶，才能使用EPASS提交申請？
問題11. 我如何得知已完成遞交電子申請？
問題12. 提交電子申請表後，我怎樣查核申請狀況呢？
問題13. 我如何得知已完成遞交申請？
問題14. 如選擇以EPASS提交申請和資料，我是否亦需要提交硬複本？
問題15. 我可否把未完成的電子表格儲存，稍後才繼續填寫？
系統要求
數碼簽署及認證
問題17. 「智方便」是什麽？
問題18. 我可否使用認可核證機關發出的數碼證書簽署電子表格？
問題1. 電子提交規劃申請系統(英文簡稱「EPASS」)是什麼？
EPASS提供一個渠道，讓公眾可以在網上根據條例第12A條、第16條、第16A(2)條及第17條提交規劃／覆核申請，以及其後提交這些申請的進一步資料。這些申請必須以指定的方式及規格提交。
提交文件的步驟如下︰
- 使用「智方便+」流動應用程式登入EPASS（請預先升級帳戶至「智方便+」）
- 開啟新的電子表格或編輯表格草稿
- 填妥電子表格，並上載附件(如有)
- 以「智方便+」簽署電子表格
- 提交電子表格
- 收到城市規劃委員會秘書處的通知後，以專人送遞或郵寄方式提交已上載的補充資料硬複本。
城市規劃委員會網站載有有關提交文件的使用指引短片，及城市規劃委員會發出的「以電子方式分別根據《城市規劃條例》(第131章)第12A條、第16條、第16A(2)條及第17條提交修訂圖則申請、規劃許可申請、修訂規劃許可申請及覆核申請，以及提交這些申請的進一步資料《須知》」(下稱《EPASS須知》），以供參閱。
所有根據條例第12A條、第16條、第16A(2)條及第17條提交的申請，以及其後提交的進一步資料均可經EPASS提交。以下的電子表格已經推出︰
- 根據條例第12A條遞交的修訂圖則申請(電子表格第S12A號)；
- 根據條例第16條遞交的許可申請－適用於不涉及或不只涉及下述項目的建議︰
- 興建「新界豁免管制屋宇」；
- 位於鄉郊地區或受規管地區在土地上及／或建築物內進行為期不超過三年的臨時用途／發展；以及
- 位於鄉郊地區或受規管地區的臨時用途或發展的許可續期(電子表格第S16 I號)；
- 根據條例第16條遞交的許可申請－適用於只涉及興建「新界豁免管制屋宇」的建議(電子表格第S16 II號)；
- 根據條例第16條遞交的許可申請－適用於只涉及位於鄉郊地區或受規管地區土地上及／或建築物內進行為期不超過三年的臨時用途／發展；或該等臨時用途或發展的許可續期的建議(電子表格第S16 III號)；
- 根據條例第16A(2)條遞交的修訂許可申請(電子表格第S16A號)；
- 根據條例第17條遞交的覆核申請；
- 提交根據條例遞交的規劃申請的進一步資料。
申請人應因應所遞交的規劃／覆核申請或進一步資料使用正確的電子表格。使用錯誤的電子表格可能延誤申請程序，或導致申請被拒絕。
除進行系統維修期間外，EPASS每星期七天、每天24小時都可使用。如申請人在城規會秘書處辦公時間結束後透過EPASS提交申請，有關申請將會視作在下一個工作天提交。城規會秘書處會查核所有透過EPASS提交的文件，因此，可能會要求申請人印證申請書所載述或包括的任何事項或詳情。秘書處完成查核後，如發現申請人未有適當提供所需的詳情及／或足夠的文件份數，以及／或所提交文件有不符合規定之處，城規會可拒絕處理其申請。收到申請的日期會以城規會秘書處完成查核後所提交文件並收妥所有必要的資料及文件的日期為準。
要的。以電子方式提交申請時須使用「智方便+」加上數碼簽署。如有關申請涉及多個申請人，提交申請時須加上所有申請人的數碼簽署。如申請人指定了獲授權代理人，提交申請時只須加上該獲授權代理人的數碼簽署。有關「智方便+」的詳情，請參閲https://www.iamsmart.gov.hk/tc/。請注意EPASS並不支援其他數碼證書(包括電子證書)的數碼簽署。
接受的。以每宗新的申請計，EPASS接受不多於三名申請人根據條例第12A條或第16條提交申請。申請人如沒有指定獲授權代理人提交申請，則須在提交申請時加上所有申請人的數碼簽署。如有關申請涉及超過三名申請人，你可提交硬複本的申請並附上軟複本(即非EPASS)，硬複本須以專人送遞或以郵遞方式送交城規會秘書處。
根據條例第16A條提交申請或根據條例第17條提交覆核申請時，有關的申請人必須是先前根據條例第16條提交相關申請的同一人。
如申請人屬公司／機構，其職員／人員可代表申請人，使用其「智方便+」戶口填寫電子表格，而該職員／人員亦須為簽署和提交電子表格的人。有關代表須在電子表格中提供申請人的詳細資料以及其聯絡人的詳細資料，以便申請人與城規會秘書處溝通。申請人的聯絡人可以是該職員／人員或公司／機構的其他職員／人員。在任何情況下，簽署電子表格的人均須注意，任何人在明知或故意的情況下，就這宗申請提出在任何要項上是虛假的陳述或資料，即屬違反《刑事罪行條例》。
填寫和提交電子表格時需要連接互聯網。
以EPASS提交的文件的方式及規格如下︰
- 提交的申請和資料須以指定的電子表格填寫，而電子表格的每個附件須符合以下規格︰
- 須為可搜索的PDF檔案，檔案大小不得超過200 MB(頁數不限)。若檔案大於200 MB，則須將檔案分拆為兩個或以上的PDF檔案；
- 每個檔案須按文件的性質命名，有關規則載於城市規劃委員會的《EPASS須知》；
- 軟複本內每張繪圖／圖則／照片的解像度須介乎200 DPI與300 DPI之間；
- 電子表格必須使用「智方便+」進行簽署(詳情請參閱上文問題6)；以及
- 所提交的文件必須符合根據《電子交易條例》第11(2)條在憲報刊登的公告中所指定的方式、規格和程序。
問題10. 是否要預先開立「智方便+」帳戶，才能使用EPASS提交申請？
是的。只有以「智方便+」登入，才可取得和提交電子表格。關於申請「智方便+」戶口事宜，詳情請瀏覽http://www.iamsmart.gov.hk/tc/。
在按下「提交」按鈕後，請勿關閉瀏覽器，直至確認頁面出現為止。提交文件的參考編號會顯示於確認頁面，而已遞交的電子表格可在該頁面以PDF檔案形式下載。與此同時，申請人／獲授權代理人亦會收到一封確認電郵，列明提交文件的日期和時間以及參考編號。如你已簽署並提交申請，則可進入EPASS，在個人帳戶中查閱申請詳情。如有查詢，請致電2231 5000與我們聯絡。此外亦請注意，參考編號並非申請編號，城市規劃委員會秘書處會在完成查核申請及申請人提交所有必要的資料後，才編配申請編號。
若EPASS顯示未能提交文件，請採取以下步驟︰
- 確保互聯網連接正常
- 確保符合使用EPASS的系統要求
- 確保電子申請符合指定的方式和規格
如果仍然無法解決問題，請致電2231 5000與我們聯絡。
你可以親臨、以書面方式或致電聯絡城規會秘書處，查詢申請的狀況。作出查詢時，須註明個人帳戶或確認電郵所載的電子表格參考編號。
申請人如欲撤回已提交的申請，可在城規會考慮該宗申請的日期前，隨時以郵寄、電郵或專人送遞等方式把撤回申請通知書送交城規會秘書。申請人如欲在城規會秘書處完成審核已提交的申請之前撤回有關申請，須註明電子表格參考編號。
問題14. 如選擇以EPASS提交文件，我是否亦需要提交硬複本？
倘申請人提交了申請的圖則／繪圖及補充資料(例如規劃綱領及技術評估報告)，城規會秘書處便會發出電郵，要求申請人把四份此等文件的硬複本(第16A(2)條申請需要提交三份硬複本)連同城規會通知書的打印本作為識別，以專人送遞或郵寄方式送交「香港北角渣華道333號北角政府合署15樓」城規會秘書處。
電子表格儲存後，系統會發出參考編號。如欲繼續填寫電子表格，可使用該參考編號在EPASS的個人帳戶找回已儲存的電子表格。已儲存的電子表格的保存期限為30個曆日，並會在有關日期後刪除，不會另作事先通知。
系統要求
- 有關EPASS，請參閲使用香港政府一站通網上服務的系統要求(載於http://www.gov.hk/tc/about/helpdesk/softwarerequirement/onlineservice.htm)。
- 有關「智方便」流動應用程式，請參閲載於http://www.iamsmart.gov.hk/tc/faq.html的系統要求。
- 申請人須使用有效的電郵帳戶，以收取與EPASS有關的電郵信息。
數碼簽署及認證
「智方便」是所有11歲或以上的香港身份證持有人均可享用的免費戶口，讓用戶透過個人流動電話進行身份認證和數碼簽署(只適用於「智方便+」戶口)，以及登入和使用不同政府部門及商業機構的網上服務。
如欲了解更多有關「智方便」的資料，請參閲有關「智方便」的常見問題(載於https://www.iamsmart.gov.hk/tc/faq.html)。
問題18. 我可否使用認可核證機關發出的數碼證書簽署電子表格？
EPASS只接受使用「智方便+」簽署電子表格。