申訴專員主動調查政府網站及社交媒體帳戶的檔案管理（附圖）
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申訴專員趙慧賢今日（十月二十四日）宣布展開主動調查，審研政府網站及社交媒體帳戶的檔案管理。
隨着資訊科技發展，互聯網及社交媒體在推動公共行政上的角色和比重有增無減。現時，「香港政府一站通」網站載有逾80個決策局／部門的主網站連結；因應業務種類或運作需要，政府亦不時另設專題網站。另一方面，約七成決策局／部門已開立社交媒體帳戶（包括微博、Facebook、YouTube和Instagram）。按政府現行的檔案管理政策，決策局／部門在處理公事過程中所開立或接收的檔案，並被保存下來作為政策、決定、程序、職能、活動和業務的憑證，不論它們的形態或載體，都應收納到決策局／部門的檔案保管系統內妥為管理。現行管理傳統檔案（如紙本和電郵）的規定同時適用於政府網站及社交媒體帳戶的檔案。
公署的初步查訊發現，相對於行之多年的傳統檔案管理，政府檔案處（檔案處）分別於二○一八年及二○二二年進行兩次網站存檔試驗計劃，並於二○二一年就社交媒體存檔進行初步研究。有關工作尚在起步階段。與此同時，公署近年接獲的投訴顯示，政府原先在網站或社交媒體發放的資訊可能隨時間或因特定考量而被修訂或刪除，但市民仍會對該些他們在不同時段曾接收的政府資訊表達關注或不滿。在資訊急速變化的個案中，決策局／部門何時及如何更新網站或社交媒體上的資訊，可能成為回應查詢或投訴的資料和證據。所以，妥善的檔案保存至為關鍵。同時，公署留意到，其他地區在政府網站及社交媒體帳戶的檔案管理工作已有不同程度的發展。
趙慧賢表示：「檔案是政府的寶貴資源，有助政府累積經驗，作出有據可依的決定，滿足運作和規管需要，妥善的檔案保存和管理是良政善治必不可少的一環。資訊科技的使用已融入市民大眾的日常生活，政府運用網站及社交媒體履行公共職能，乃大勢所趨。如何妥善管理隨之而產生的大量電子檔案，是政府在數碼時代需面對的問題。檔案處作為政府的中央檔案管理部門，有責任向決策局／部門提供針對性的指引和所需支援，確保它們妥善履行檔案管理工作。因此，我決定向檔案處展開主動調查，審研政府網站及社交媒體帳戶的檔案管理，包括現時相關檔案管理工作的實際執行情況、檔案處給予決策局／部門的指引和支援是否足夠和有效，以及該處就政府網站及社交媒體存檔進行的試驗計劃及其初步研究結果，以便在有需要時提出改善建議。公署亦會研究其他地區的相關檔案管理工作以供參考。」
為更掌握不同決策局／部門管理其網站及社交媒體檔案的實際情況，在向行政署轄下檔案處展開這項主動調查的同時，公署將抽選某些與市民接觸較頻繁、且其網站或社交媒體帳戶資訊量較大的決策局／部門進行查詢。
申訴專員現正蒐集上述課題的資料及意見。市民若有任何資料或意見，請於二○二三年十一月二十四日或之前以書面方式送達申訴專員公署：
地址：香港干諾道中168-200號
信德中心招商局大廈30樓
傳真：2882 8149
電郵：complaints@ombudsman.hk
完
2023年10月24日（星期二）
香港時間11時00分
香港時間11時00分
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