公務員事務局局長出席立法會公務員及資助機構員工事務委員會會議就加強公務員學院及一般職系處組織架構的開場發言（只有中文）
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主席、各位委員：
公務員事務局建議在二○二三至二四年度為轄下的公務員學院及一般職系處開設共五個首長級職位。四個開設於公務員學院，一個則開設於一般職系處。
我們在三月諮詢了首長級薪俸及服務條件常務委員會（首常會），獲首常會支持，希望今日亦獲得事務委員會的支持，將建議提交人事編制小組委員會和財務委員會，讓我們能盡快落實建議。我現在向委員會作簡介。
首先，關於公務員學院。今屆政府銳意提高治理水平，增強治理效能。在這目標下，公務員學院擔當相當重要的角色，通過培訓措施加強正確心態的培養和建立團隊文化，增強領導及專業能力，提升公務員的整體質素。
前公務員培訓處的架構和人手，是不足以讓學院履行新而且加重了的使命。在二○二一年中，我們向委員會尋求支持開設學院院長一職時，已提到院長的首要任務，便是檢討和擬定新學院的運作模式、架構、人手和資源需要，確保學院具備紮實根基。
學院現時的架構側重培訓公務員的職務才能，未能有效配合學院培育公務員整體質素和能力的重要責任。至於人手，學院現有134個常額編制職位，其中69個屬訓練主任職系。首長級職位中，除了院長一職，就只有兩個分別屬首長級薪級表第二點和第一點（即D2和D1）的訓練主任職位。我們認為需要改變學院現時的組織架構和加強領導層，才能有效籌劃、推行和督導學院的新工作和持續發展。
我們計劃在學院成立一個公共領導培訓中心、一個專業發展培訓中心、一個研究及發展中心，以及一個機構事務部。以下我會簡述各個單位的職能。
公共領導培訓中心專責為高級公務員提供培訓，以提升他們的管治及公共政策制訂的能力，增強整個公務員團隊的領導和治理能力。專業發展培訓中心則專責為公務員提供基礎和專業發展方面的培訓，讓同事從入職到職業生涯的不同階段，持續更新工作知識和技巧，深化對國家《憲法》、《基本法》、國家安全、國家事務的認識，並不斷強化以民為本的服務理念。所以基本上所有公務員都是這個培訓中心的培訓對象。
學院亦會設立一個研究及發展中心，負責開拓學院的研究能力，包括研究本地及其他地方的公共行政案例和良好做法，確保公務員培訓課程有助於有效施政。研究及發展中心亦會開拓與本地、內地和海外相關單位的協作，以及開發適用於整個公務員團隊的培訓和學習資訊科技平台。機構事務部則會負責學院日常運作的行政工作，包括在觀塘綜合發展項目工程進行期間跟進各項細節和管理落成後的公務員學院大樓。我們呈交委員會的文件已詳述各組別的主要工作範圍，當中附件1（a）至（b）亦有新舊架構圖。
人手方面，我們計劃每個中心由一位屬D2或D1級的訓練主任職系首長級人員作主管，而專業發展培訓中心的培訓工作及培訓對象人數最多，我們建議除了一位D2人員作主管外，亦設一位D1人員作副手。機構事務部則由一位屬D1的首席行政主任作主管。
另外我們會增設一個副院長職位以分擔學院院長繁重的職務，特別是學院的資源管理，監督日常運作，以及向各職系及部門就其屬下人員的培訓需要提供意見的工作。就這職位，我們屬意在政府訓練主任職系開設一個屬D3的新職級，由有豐富公共行政和培訓經驗的人員擔任院長的副手。但是，由於在新架構下可晉升高級首席訓練主任的首席訓練主任職位只有兩個，如在接任方面出現問題，我們不排除進行政府內部或公開招聘。
計及現有的兩個首長級職位，在這新架構下我們需要新增四個首長級職位。文件附件2（a）至（f）已列出這些新職位的職責表和兩個現有職位重整後的職責表。公務員培訓正經歷一個關鍵的發展階段，我們需要增強學院的領導能力，以帶領學院執行它的新職能。
學院之所以能在過去一年多推出了多項新措施，主要是因為過去三年，內地及海外培訓課程均因為疫情而暫停，因此我們可以調配有限的人手盡快策劃新工作。隨着跨境往來恢復，內地和海外的培訓也會在短期內恢復，學院很難依靠現有人手實現各項加強培訓的計劃和籌劃未來的發展。我們有迫切需要為學院設置合適的組織架構和在各方面注入人手，希望委員支持我們開設四個首長級職位。
接着我想談談一般職系處。一般職系處負責行政主任職系和另外八個文書及秘書職系的管理工作、所有一般職系人員的培訓及發展，以及公務員考試等。管理的公務員分布於所有政府部門和決策局，超過32 000人。職系管理的工作範圍很廣泛，主要涵蓋聘任、人力策劃、工作表現管理及員工管理等。我們建議在一般職系處開設一個屬D1的首席行政主任職位。
現時一般職系處長屬下有一位屬D2職級的首長級人員，即一位高級首席行政主任，管理行政主任職系、督導每年招聘二級行政主任的工作、所有一般職系人員的培訓及發展，以及公務員考試。目前的架構及工作量已超出負荷，令這位高級首席行政主任無法同時兼顧轄下四個組別及有效應對職系人員的訴求和各種新挑戰。一般職系處另一位屬D1級的首席行政主任現時已經要負責八個文書及秘書職系的管理工作，工作量亦非常繁重，沒有空間分擔高級首席行政主任的工作。所以我們有迫切需要加強高級首席行政主任屬下的首長級人手。
一般職系處高級首席行政主任其中一個工作範疇是行政主任職系的管理。行政主任職系的編制在過去10多年，由約2 000人增加85%至現時約3 800人，預計一至兩年後更會進一步增長至約4 000人，有關人員數目在約17年間增長接近兩倍。當中，由高級首席行政主任一人直接管理的首席行政主任和總行政主任這兩個職級的編制分別由42位人員和183位人員增加至48位和304位，增幅分別為14% 和66%。此外，高級首席行政主任亦要督導屬下三組負責管理二級、一級和高級行政主任的人員。
行政主任人數增加，高級首席行政主任在職系管理方面的工作量也隨之大增，不但影響職系管理的質素，也影響高級首席行政主任投放在其他範疇工作的時間和精力。所以我們建議新增一名首席行政主任，接手部分職系管理及公務員考試的日常工作，讓高級首席行政主任可以騰出時間和心力專注較策略性的工作。
在行政主任職系管理方面，我們建議由新增的首席行政主任接手管理總行政主任的管理職責及督導二級、一級和高級行政主任的管理，而高級首席行政主任則專注統領整個行政職系的發展和人力策劃、更適切及妥善處理職系人員的訴求，以及應用資訊科技以精簡工作流程和改善工作效率及成效。容許我在此舉一個在職系管理方面需要制定策略的例子：政府近年在內地及海外設立了更多辦事處，因而開設了很多行政主任職位，高級首席行政主任需要制定培訓策略以儲備能夠勝任這些工作的人員，亦要制訂挑選人員調派往這些職位需要考慮的因素，而且要督導實施時的實際安排。負責的官員，即高級首席行政主任，要有空間做好這些策略性的工作，才可以把最合適的人員放在最合適的職位上。
在公務員考試方面，高級首席行政主任亦負責監督公務員考試組舉行多個公務員考試。綜合招聘考試及聯合招聘考試每年均在香港及境外七個城巿舉行。每次考試的規模龐大，性質複雜，必須由首長級人員監督有關的策劃、籌備及行政工作。因此我們建議新增設的首席行政主任職位，將來負責掌管公務員考試的日常工作，讓高級首席行政主任可以專注處理公務員考試的策略性發展或改變，例如不同考試的形式、海外試場的分布、考試舉行的時間和頻率等。
高級首席行政主任如有副手分擔部分工作，亦可投放更多時間制訂和更新所有包括文書及秘書等職系的培訓及發展策略。
我們有確切的運作需要增設一個首席行政主任常額職位，希望委員會支持。
完
2023年5月9日（星期二）
香港時間19時42分
香港時間19時42分