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以下是今日（四月十六日）在立法會會議上劉慧卿議員的提問和政務司司長林鄭月娥的書面答覆：
問題：
申訴專員公署（下稱「公署」）於上月二十日發表的主動調查報告指出，行政機關去年批准銷毀的檔案資料總數為1 398直線米（即根據垂直放置檔案資料所佔的貯物架空間或抽屜長度，或平放檔案資料的厚度而量度的檔案資料數量的標準單位）。銷毀檔案資料數量最多的決策局／政府部門是教育局（766直線米），其次是勞工及福利局（133直線米）。公署又促請行政機關立法規管公共檔案的管理。就此，行政機關可否告知本會：
（一）教育局和勞工及福利局於去年銷毀的檔案資料屬哪些類別，以及批准銷毀該等資料的理由；該兩個決策局有否覆檢有否檔案資料被錯誤銷毀；若有覆檢，結果為何；
（二）去年分別有哪些決策局／政府部門有遵從和沒有遵從政府現行有關將檔案移交政府檔案處的檔案管理規定，以及有關的決策局／政府部門沒有遵從的原因；各決策局／政府部門有否記錄其銷毀的檔案資料的類別；若有，詳情為何；若否，原因為何；及
（三）鑑於法律改革委員會正研究引入檔案法的課題，是否知悉該委員會將於何時就此進行公眾諮詢，以及何時完成研究並提交報告？
答覆 :
主席：
（一）教育局和勞工及福利局於二○一三年銷毀的文件類別如下：
決策局 檔案類別／內容
－－－ －－－－－－－
教育局 過期的行政檔案，包括一般行政、辦公室
地方及設施、物料採購及供應、財政及會
計、人力資源、資訊管理、資訊服務及資
訊科技；以及過期的業務檔案，涵蓋多個
範疇，包括學校行政及運作（例如學校時
間表、學校活動等）、與校長及教師發展
及晉升相關事宜、代課教師、課程發展、
學生輔導、公益少年團、各項資助等。
勞工及福利局 前經濟發展及勞工局（註）的過期行政檔
案，包括一般行政、物料採購及供應、財
政及會計、人力資源、資訊管理、資訊服
務及資訊科技；以及屬前教育統籌局
（註）的過期業務檔案，主要為該局統計
小組的統計數據及研究報告。
註︰二○○七年七月一日政府總部決策局重組。前經濟發展及勞工局的職能轉至其他決策局並於同日解散，而前教育統籌局則改組為教育局。勞工及福利局於同日成立，並從上述兩局分別接管了勞工和人力職能的政策範疇，以及相關的行政和業務檔案。
處置過期檔案，即包括銷毁檔案及移交檔案給政府檔案處（檔案處）作永久保存，是檔案生命周期不可或缺的一部分，亦是各決策局／部門（局／部門）檔案管理重要的一環。定期處置檔案，能方便檢索常用檔案，並可減省保管和貯存檔案的支出。
以上所述的檔案，全部均為過期（即已滿足《一般行政檔案存廢期限表》所列明保存期的行政檔案，或已滿足獲批的存廢期限表所列明保存期的業務檔案）、被鑑定為沒有歷史價值而無須永久保存，以及獲得檔案處處長事先批准而被銷毀的檔案。
為盡量減少在處理檔案存廢過程中，因疏忽而未經授權銷毀檔案的情況，《總務通告第2/2009號-檔案管理的強制性規定》（《總務通告第2/2009號》）規定各局／部門應指派一名不低於二級行政主任或同等職級的人員妥善監察檔案存廢程序，及確保有關人員遵守檔案存廢的相關程序，包括擬出有待處置案卷的準確清單、保護具歷史價值的案卷完整、揀出及核對獲准銷毁的檔案及保存完整記錄以備問責。教育局和勞工及福利局已經按有關規定進行存廢程序，確保沒有檔案被錯誤銷毀。
（二）在二○一三年內檔案處曾經處理（包括鑑定、永久保存及批准銷）下列局／部門的檔案：
決策局／部門
－－－－－－
漁農自然護理署
建築署
審計署
醫療輔助隊
屋宇署
政府統計處
行政長官辦公室（包括行政會議秘書處）
政務司司長辦公室（包括效率促進組）
民眾安全服務處
民航處
土木工程拓展署
公務員事務局
商務及經濟發展局（包括創新科技署及政府資訊科技總監辦公室）
公司註冊處
懲教署
香港海關
衞生署
律政司
發展局
渠務署
教育局
機電工程署
環境保護署
財政司司長辦公室（包括經濟分析及方便營商處）
財經事務及庫務局
消防處
食物環境衞生署
食物及衞生局
政府飛行服務隊
政府物流服務署
路政署
民政事務局
民政事務總署
香港警務處
入境事務處
廉政公署
政府新聞處
稅務局
公務及司法人員薪俸及服務條件諮詢委員會聯合秘書處
司法機構
勞工及福利局
勞工處
土地註冊處
地政總署
法律援助署
康樂及文化事務署
海事處
通訊事務管理局辦公室
破產管理署
規劃署
郵政署
香港電台
差餉物業估價署
選舉事務處
截取通訊及監察事務專員秘書處
保安局
社會福利署
學生資助辦事處
工業貿易署
運輸及房屋局（房屋）／房屋署
運輸及房屋局（運輸）
運輸署
庫務署
大學教育資助委員會秘書處
水務署
按照《總務通告第2/2009號》的規定，各局／部門須至少每兩年處置過期檔案一次。未被涵蓋在上述的其他局／部門（即中央政策組、政制及內地事務局、環境局、政府化驗所、知識產權署、政府產業署、香港金融管理局、香港天文台、投資推廣署和公務員敍用委員會秘書處），雖然於二○一三年並沒有處置過期檔案，但它們已於二○一二年進行相關處置檔案的工作（包括遞交存廢申請或移交檔案作鑑定），或已於二○一三年底／二○一四年初開展有關工作。我們現時未發現有任何局／部門違反這項有關處置過期檔案的強制性規定。
按照《一般行政檔案存廢期限表》的規定，局／部門需要永久保存有關檔案存廢過程及所處理的檔案（包括被銷毀的檔案）的名單。
（三）法律改革委員會（法改會）秘書處表示，法改會已在二○一三年五月成立一個小組委員會研究檔案法這個課題，以便在有需要時就可能採取的改革方案提出適當建議。這個小組委員會自成立以來，基本上每月舉行會議一次，至今已檢討現行制度，亦已開始就其他司法管轄區的情況展開對比研究。法改會秘書處表示，由於當中涉及的問題比較複雜，小組委員會未就有關工作訂定預計完成日期，但會盡快完成所需的研究工作（包括參考申訴專員的調查結果），並提出建議以作諮詢。小組委員會會在考慮諮詢期所收集的意見後方會敲定改革建議。法改會經考慮小組委員會提交的報告書擬稿後，會發表最後報告書。
完
２０１４年４月１６日（星期三）
香港時間１２時１４分
