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以下是今日（一月二十三日）在立法會會議上何秀蘭議員的提問及政務司司長林鄭月娥的書面答覆：
問題：
據報，行政長官在競選期間曾表示支持制定檔案法及資訊自由法，而相關的具體細節則需要研究。就此，政府可否告知本會：
（一）當局是否已經展開制定檔案法及資訊自由法的研究工作；若否，原因為何及準備何時展開；若是，研究的具體範圍和進度、立法時間表，以及相關的計劃為何；
（二）在二○一二年三月二十五日至六月三十日及二○一二年七月一日至十二月三十一日兩段期間，各決策局及政府部門在每段期間（i）要求政府檔案處進行鑒定、（ii）移交政府檔案處作進一步鑒定、（iii）移交政府檔案處作保存及（iv）在政府檔案處處長同意下銷毀的政府檔案數目分別為何；
（三）當局除發出總務通告第2/2009號《檔案管理強制性規定》，推出一些有關檔案管理的強制性規定外，有何具體措施確保決策局及政府部門在政府換屆期間，把所有政府檔案保存並移交下屆政府或由政府檔案處管理，以及不會在未經政府檔案處處長同意下銷毀任何政府檔案；
（四）當局會否考慮將已經結案而涉及重要政府政策的檔案盡早移交予政府檔案處保存並公開讓公眾查閱；若否，原因為何；及
（五）鑒於《審計署署長第五十九號報告書》提到，有關過去以免地價或象徵式地價直接批地供私家醫院發展的兩項主要規定，當局未能在舊檔案中找到一些解釋決定批地時為何沒有在批地文件中嚴格和貫徹加入該等規定的紀錄，當局會否考慮檢討現有開立檔案和紀錄的做法，確保政府的重要政策決定及相關理據均會記錄在案；若會，檢討的具體範圍、進度及相關的計劃為何；若否，原因為何?
答覆：
主席：
政府充分認同檔案是寶貴的資源，有助政府作出有據可依的決定，滿足運作和規管需要，是開放、接受問責的政府所必須存備的。政府亦致力鑑定和保存具歷史價值的政府檔案，從而加深公眾對歷史文獻的認識。
就何秀蘭議員的問題，我的答覆如下：
（一）香港現時採用行政措施規管政府內部的檔案管理。政府檔案處負責監督政府的整體檔案管理工作，以確保政府檔案得以妥善管理，同時讓那些具有歷史價值的檔案能被挑選作保存及供公眾查閱之用。雖然目前並沒有檔案法，但重要的檔案管理基本原則已經透過行政安排，在香港得以落實。這些原則包括頒布檔案保管標準、訂立政府機構對保管、維護和保護政府檔案的義務和責任、銷毀檔案須經檔案管理機關事先批准、訂明安全保管和保護歷史資料的責任，以及讓公眾人士查閱歷史檔案等。政府會繼續不時檢討現行的行政制度，並適時予以改善。
現時，市民如欲索取政府所持有的資料，可透過《公開資料守則》（《守則》）向有關決策局或部門提出申請。《守則》自一九九五年推行以來，在有關決策局或部門持有所要求的資料的情況下，約98%的申請個案獲提供全部或部分資料。現行的安排亦提供了覆檢及向申訴專員投訴的機制。在二○○九年，申訴專員亦審視了《守則》的應用，其後作出的11項改善建議，除尚有一間公營機構將於短期內公布其公開資料政策外，有關建議已全部落實。當局認為《守則》已提供一個有效制度讓市民索取政府資料，而且運作良好。
政府會繼續致力尋求改善空間，以期方便公眾索取資料和加強政府檔案的有效管理。申訴專員於二○一三年一月四日公布，會就香港的公開資料制度及政府檔案管理制度展開主動調查，以評定市民索取資料的權利是否獲得充分保障，以及現行措施是否符合現代政府開明高效的公共行政標準。申訴專員亦會在這次主動調查中，把香港政府的檔案管理制度與其他國家和地區作比較，藉以探討本港的制度是否有不足之處，以及該些不足之處如何影響市民索取資料的權利。此外，律政司司長表示，法律改革委員會將成立兩個小組委員會，以研究公開資料及檔案法這兩個課題。小組會詳細檢討香港現時的情況，並對海外司法管轄區的相關法律進行全面的比較研究，以便在有需要時就可能採取的改革方案提出適當建議，並會參考申訴專員的調查結果才提出最終建議。政府會配合以上的調查及研究，並會審慎參考這些調查和研究報告，以考慮如何可以進一步改善現行的安排。
（二）在二○一二年三月二十五日至六月三十日及二○一二年七月一日至十二月三十一日兩段期間，各決策局和部門（局／部門）（i）要求政府檔案處（檔案處）進行鑑定、（ii）移交檔案處作進一步鑑定、（iii）移交檔案處作保存及（iv）在檔案處處長同意下銷毀的政府檔案數目／數量為：
時期 要求檔案 移交檔案 移交檔案 得到檔案
處進行鑑 處作進一 處作保存 處處長同
定的檔案 步鑑定的 的檔案數 意銷毀的
數目# 檔案數目 目 檔案數量*
（i） （ii） （iii） （iv）
二○一二年 60 445個 493個 5 054個 9 738.63
三月二十五日 直線米
至六月三十日
二○一二年 3 926 620個 3 133個 16 450個 23 189.31
七月一日至 直線米
十二月三十一日
# 這些檔案數目當中包括已完成檔案鑑定及有待檔案鑑定的數目。
* 就銷毀的檔案而言，檔案處只收集總數量的直線米資料。
上表所列有關檔案數目／數量每年不同，主要視乎各局和部門處置的檔案性質及數目而定，而四組數字涉及的檔案並不盡同，故不能作直接比較。例如，在二○一二年三月二十五日至六月三十日期間的493個移交檔案處作進一步鑑定的檔案和5 054個移交檔案處作保存的檔案，就包括在二○一二年三月二十五日前經檔案處鑑定的檔案。就要求檔案處進行鑑定的檔案數目而言，二○一二年七月一日至十二月三十一日的數目包括來自兩個部門幾個涉及龐大檔案數目的鑑定要求，涉及的檔案主要是一些記錄複本。
（三）妥善管理政府檔案的責任是由開立和收存該檔案的局／部門和負責監督整個政府的歷史檔案和政府檔案管理工作的檔案處分擔的。該處公布了檔案管理程序及指引，以確保政府檔案獲得適當管理。無論是否政府換屆或一般情況，各局／部門均須按行政署發出的總務通告第2/2009號《檔案管理的強制性規定》(《規定》)及其他公布了的檔案管理程序及指引，處理其檔案。按《規定》，任何非常用或封存的檔案，必須先取得政府檔案處處長同意，認為無保存價值，才可銷毀。被檔案處鑑定具歷史價值的檔案，如再無運作需要保留，會移交政府檔案處永久保存。《規定》適用於所有政府僱員。員工如不服從、忽略或未有遵守這些規定，政府可對該員工採取紀律處分。
（四）各局／部門開立和收存檔案以滿足本身運作、政策、法律及財務的需要。為確保檔案保存一段適當時間後，各局／部門能有系統地計劃及有條不紊地安排存廢，各局／部門須採用檔案處編製的檔案存廢期限表，處置行政檔案。至於業務檔案，各局／部門須徵詢檔案處的意見，訂立相關的存廢期限表，列明檔案的保存期限和存廢安排，包括把具歷史價值的檔案移交檔案處永久保存。檔案處會在編訂存廢期限表時或檔案保存期結束時，進行檔案鑑定工作，識別具歷史價值的檔案。為強化這方面的安排，檔案管理強制性規定要求各局／部門須根據相關的存廢期限表，把具有歷史價值的檔案移交檔案處，並根據現行的取閱規例讓公眾查閱。至於各局和部門現時所持有的檔案，公眾可透過《守則》查閱。
（五）就有關批地供私家醫院發展的審計報告，食物及衞生局已應立法會政府帳目委員會的要求，提交有關重要決定的文件記錄。此外，該局亦已按政府檔案處頒布的指引開立檔案和記錄，確保政府的重要政策決定及相關理據均會妥善記錄在案。
政府過去已發出多份有關檔案管理的刊物及通告，協助各局／部門妥善管理本身的檔案。為加強向各局／部門提供的支援和指引，行政署已於二○一二年七月就開立和收存檔案發出進一步的指引，協助各局和部門通過訂立業務規則或進行開立和收存檔案的自我評核，開立和收存完整、可靠和足夠的檔案，以作業務憑證。
完
２０１３年１月２３日（星期三）
香港時間１３時１０分