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以下是政務司司長林瑞麟今日（十一月十六日）在立法會會議上就「訂立檔案法」議案的總結發言：
主席︰
很多謝今日十七位立法會議員就此議題表達了多方面的意見。所有意見我們都會尊重，亦會作為今後檢討我們處理檔案方面工作的重要基礎。每一位議員所表達的意見，我都細心聆聽，現在我希望進一步作一些回應。
首先是何秀蘭議員講了幾個重點，她認為這些是重要的考慮。第一，她認為檔案匯聚了多年來管治的智慧。第二，她指出檔案可以反映某個時期市民、人民和政府之間的關係和交往等等。第三，檔案作為問責基礎。就這三點，我想作一些回應。
我們在香港做公務的人員，特別是做公務員出身的、已做了幾十年公務員的同事，其實每位都非常着重檔案的重要性。所以我們做的政策，我們向社會提供的服務，我們每一個部門的管理，不論是處理舊的問題、新的問題，往往要找回一些檔案查閱。
以前怎樣作這些決定？我們怎樣將這些決定交到當年的行政局、現在的行政會議呢？我們當年通過行政局之後，怎樣將這條法例引入立法局？今天，九七過後，我們怎樣在立法會內對以往的法例作進一步的修訂？
主席，這是我們入行的時候最基本的訓練，不論是政務主任、行政主任、專業職系的同事，我們都有這些訓練。所以第一點要跟大家強調的，是我們在各個部門的公務人員，不論是政治委任或是公務員同事，對檔案的尊重和重視是不容置疑的。我們每天可以繼續做我們的工作，就是因為有這些檔案。
第二方面，何秀蘭議員談到市民和政府的關係。其實，大家作為議員、作為黨派，掌握了社會的脈搏。你們反映社會上的意見，不論是地區或是界別的，每一天都在這裏與政府在互動。而我們在這裏向立法會交代特區政府的建議，其實是建基於我們的檔案，向大家交代，每天都是如此。我們提交的文件，不論是社會經濟民生的，或者是大家認為非常關鍵的、非常敏感的議題，例如政改等等，都在這裏作全面的辯論。特區政府的考慮、政策的思維，我們也在這裏解釋，而每次解釋都是有根據的。
至於何秀蘭議員提到問責的問題，資料要公開，其實我們這個《公開資料守則》已經推行了十多二十年。我們按照《公開資料守則》，經常公開部門的資料。而立法會也經常向我們提出問題。我們按照這《守則》，雖然那些檔案未傳去政府檔案處，未過三十年的期限，我們已經將資料公開。大家在各個調查委員會也看到，給予我們的問題，都有正面和公開的回應。
至於大家提到政府檔案處的工作有沒有提升呢？主席，我想趁這個機會向大家講，我們在二○一○年下半年對不同的局及部門做了一個檔案管理的調查，而根據這個調查，我們看到不同的部門已經根據二○○九年發出的總務通告，有所改善。
首先，有關的部門及局已經委任了職級不低於高級行政主任的部門檔案經理。第二，大部分的局和部門亦已經保存了準確的檔案清單。第三，我們建議他們要用列印後歸檔的方式記錄電郵的函件，大家都是執行的。第四，有關的部門及局，他們都是在規定的限期之內，在二○一二年四月或之前，採用行政檔案標準分類表，為所有業務檔案制定這個存廢期限表，以及編訂保護極重要檔案行動計劃等等，他們是有採取行動的。第五，例如在檔案存廢方面，自從我們發通告後，截至二○一一年九月，不同的局及部門提交給檔案處存廢期限表的擬稿，已經大幅增加了十三倍。所以，情況是不斷有跟進和改善，檔案處準備在二○一二年對各個局及部門進行另一次類似的調查。
至於大家提到檔案處與相關政策局、部門的互動，我想跟各位議員交代一下。政府檔案處其實採取主動，開辦培訓課程和研討會。例如培訓課程，在二○一○年至一一年十月期間，已經舉辦了６３次、牽涉２，０００個政府同事的培訓課程；研討會開了６０次，亦有超過２，０００人參與。那些議題都涉及檔案的分類、存廢期限，以及檔案如何歸類等。這些研討會和培訓課程亦有針對性，例如檔案處與香港警務處在去年十一月有這方面的安排，社會福利署則在今年六月，地政總署在今年八月，房屋署在今年八月。檔案處會繼續推動這些工作。
談到檔案處，有好幾位議員提到，到底審議歷史檔案是否應當保留和由甚麼人員去做呢？我可以跟大家說，這些審議一定由檔案主任負責。而張國柱議員，我想是一時說得不準確，他說現役政府檔案處處長是政務職系人員。不是政務職系，而是行政主任職系。但是，負責鑑定歷史檔案的檔案主任劉善君女士，具備有關職級的專業要求，包括獲取檔案管理深造文憑的同等學歷等。所以，負責審議歷史檔案是由有專業資格的同事負責。
大家都會有興趣，到底我們審議這些歷史檔案有甚麼準則呢？主席，這些準則是與國際標準看齊的。第一，這些歷史檔案是記錄或反映政府的組織、功能、活動等等的檔案。第二，記錄政府重要政策、決定、法例和行動等等的制訂過程、實施和成果的檔案。第三，記錄政府的決定、政策計劃對實際環境、社會、機構或個人所造成影響的檔案。第四，記錄政府和市民的相互關係，以及政府和實際環境的相互關係的檔案。第五，記錄個人、團體、機構和政府的法律權利和義務的檔案。第六，載有重要或獨特資料或古舊的檔案，能夠豐富市民對香港歷史、自然環境、社會文化、經濟的了解的檔案。所以我們定這些準則，是有根據，有基礎的。
大家會關心，會否有意外的遺失或銷毀？這方面政府檔案處也是非常關注的。所以消防處其中一個個案，曾經錯誤銷毀檔案，有同事被紀律處分。我們是按通告和規則來辦事的。
大家很關心，從下亞厘畢道舊政府總部搬到新的添馬艦政府總部，到底銷毀了多少檔案呢？會否因為行了這一步而出事呢？首先，因為我們在新的政府大樓，正好就是我們相關主要政府官員和政策局同事的辦公地方。而這些政策局，每一個都非常着重他們負責的政策範疇的歷史、背景、因由。因為如果我們沒有這些紀錄，我們的工作不能繼續推動，來立法會不能交代，向公眾不可以負責。
所以，主席，我們不會輕率把這些歷史和政策的檔案銷毀。大家很擔心銷毀了那麼多檔案，到底會否影響政策歷史和關鍵議題的審核呢？這是不會的，因為我們自己也很關心，要不然，我們的工作是做不下去的。
反而我想向大家交代的是，在二○一○年，大家會看到獲銷毀的檔案數量，如果是屬於行政檔案的，是７９３直線米。而到二○一一年，獲批准銷毀的是１，１７４直線米。但是在這當中，即７９３或１，１７４，這兩年都有大約八成的檔案是行政檔案，有兩成是業務檔案。甚麼是行政檔案呢？就是包括一般部門的行政管理，例如財務、會計、採購、人事管理等。業務檔案方面，不同的政策局有不同的議題，例如公務員事務局牽涉到公務員退休事宜、聘任事宜；又例如教育局牽涉到學生評估、輔導有關的檔案等。但總的來說，我們自己是很珍惜這些政策檔案，不然我們的事是不能辦下去。如果你看我們二○一○年和二○一一年的紀錄，的確，因為我們今次搬到新的辦公大樓，申請銷毀比較多的檔案。我們在二○一○年和二○一一年期間是有一些增加，而這些增加是因為我們希望不用搬那麼多沒有必要的檔案到新大樓，可以善用新辦公室，所以大家看到我們維持了比例──在二○一○年的行政檔案中，批准銷毀的有７９３直線米，而業務檔案是１９９直線米；在二○一一年的行政檔案，獲批准銷毀的有１，１７４直線米，業務檔案是３０１直線米，比例是八成比兩成，是可維持的。
我希望和大家談多些實際的資料，可以釋除大家的疑慮。我也很理解大家為何這麼關心這些政策和過往的檔案。
作一點的總結，主席，我們其實認為，回應今日的動議，一向以來特區政府都非常重視檔案的管理，我們繼續會致力鑑定和保存具歷史價值的檔案。但是，立法並不是唯一完善檔案管理的辦法。審計署署長提出的報告，顯示我們檔案處的工作是需要提升的，我們相關部門、檔案處和相關政策局和部門的互動和工作要更加緊密。當審計署的報告提交到帳目委員會，帳目委員會向我們提出問題，我們會作進一步的回應，我們會很尊重立法會的意見。
在往後這段日子，我們會盡量加把勁，將我們的工作繼續提升。但目前毋須在這階段決定為檔案的問題進行立法工作。我們會先努力用可以動用到的行政手段，加強部門的管理，以及建基於過去幾十年香港公務人員的優良傳統和敬業樂業的傳統，來把我們的檔案管理好。在政府總部只要有空間，我們都會積極考慮向檔案處提供更多的資源，希望可以有助於他們的工作做得更好。檔案處、相關政策局和部門一定會繼續努力，將他們的工作做好，將香港的歷史檔案保存好，我們今後辦事繼續有基礎，有根據。多謝主席。
完
２０１１年１１月１６日（星期三）
香港時間２１時５２分