立法會十八題︰政府檔案管理
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  以下是今日(十月十九日)在立法會會議上劉慧卿議員的提問和政務司司長林瑞麟的書面答覆:

問題︰

  據報,原本設於中區政府合署內的政府部門,在遷往添馬艦新政府總部前,銷毀大量政府檔案;報道又指香港政府的歷史檔案的保留比率遠低於英國、美國和澳洲等已制定檔案法的國家。就此,政府可否告知本會:

(一)有關政策局及政府部門(局及部門)在遷往添馬艦新政府總部前銷毀政府檔案,是否均已徵得政府檔案處處長(處長)同意;若是,過去6個月,處長同意及不同意銷毀的政府檔案的數目分別為何(按局及部門列出分項數字);是否知悉,在英國、美國和澳洲,政府的歷史檔案的保留比率為何,香港政府的歷史檔案的保留比率與這些國家如何比較,以及與這些國家的保留比率有所差距的原因為何;

(二)政府檔案處(檔案處)是否知悉現時政府有多少個與下列措施有關的檔案,以及相關的局及部門至今曾否銷毀部分有關檔案:
(i)政府制訂2011-2012年度財政預算案,以及就原來的擬議措施作出調整,改為向18歲或以上持有香港永久性居民身份證的人士發放6,000元;
(ii)2002-2003年間提出就《基本法》第二十三條進行本地立法,以及其後擱置立法;及
(iii)政府就2012年行政長官及立法會產生辦法的原建議方案及經修改後的方案;及

(三)鑒於現時沒有檔案法規管局及部門開立檔案及保存檔案,檔案處如何知悉各局及部門曾否未經處長同意而自行銷毀機密的或重要的檔案;現時對擅自銷毀政府檔案的局及部門主管的懲處機制和罰則為何;自1997年以來,有否局及部門的人員因擅自銷毀政府檔案而被檢舉、警告或懲處;若有,有關個案的數目、發生年分、涉及的部門及個案摘要為何;當局會否研究制定檔案法?

答覆︰

主席:

(一)我們在二零零九年四月發出了總務通告,公布了多項檔案管理的強制性規定,其中一項是要求各局/部門,包括已遷往和將會遷往新政府總部的局/辦公室,在銷毀檔案前必須取得政府檔案處(檔案處)處長事先同意。檔案處會按照相關的存廢期限表所訂明的存廢規定,處理各局/部門的檔案存廢要求。在這過程中,具歷史價值的過期檔案會被鑒別出來,移交檔案處作永久保存。至於不符合存廢規定的檔案存廢要求,例如檔案應予保存的時間和採用合適的存廢期限表等,有關的局/部門須於完全符合存廢規定時,再向檔案處提交有關的存廢要求。對於這類個案,我們沒有保留有關的資料。至於已處理和批准的存廢要求方面,在過去六個月(二零一一年四月至九月),檔案處已批准銷毀共1181.71直線米涉及已遷往和將遷往新政府總部的局/辦公室的過期檔案。按有關局/辦公室分項列出的資料如下-


局/辦公室     已處理和批准的    批准銷毀的
          存廢要求數目(註1)  檔案數量
                     (直線米)

中央政策組         7        26.85
行政長官辦公室       1        66.56
政務司司長辦公室      34        214.11
公務員事務局        72        343.12
商務及經濟發展局      47        173.97
政制及內地事務局      5        14.54
發展局           14        169.64
教育局           17        36.26
環境局           1         2.60
食物及壎竻翩@       7        38.70
財經事務及庫務局      37        60.02
民政事務局         6         7.92
保安局           15        18.07
運輸及房屋局(運輸科)   3         9.35
(註2)
總數           266       1181.71

註1:在已收集的數據中,並無區分個別存廢要求是否與搬遷有關。至於不符合已核准存廢期限表內列明的存廢規定的存廢要求,檔案處會要求有關的局/部門於符合規定時再提交有關要求。
註2:運輸及房屋局(房屋科)將不會遷往新政府總部。

  在保存歷史檔案方面,只有經檔案處鑒定為具歷史價值的檔案才會移交檔案處作永久保存。在評估檔案的歷史價值時,檔案處會根據一套與外國的檔案館相若的篩選準則鑒定檔案的內容和背景。在這方面,我們沒有定下要將多少百分比的政府檔案保存為歷史檔案的目標。我們未有就其他政府的歷史檔案的保留比率作全面研究。

(二)根據現行檔案管理制度,妥為管理政府檔案的責任由負責開立和收納檔案的局/部門,和負責監督整個政府的歷史檔案和政府檔案管理工作的檔案處分擔。除其他措施外,檔案處已頒布了檔案管理程序及指引,供各局╱部門遵循及參考,確保政府檔案獲得妥善管理,特別是各局╱部門應開立和收納足夠但不致過量的檔案,以應付本身的運作、政策、法律和財務需要。檔案處沒有相關的局╱辦公室持有與問題所列有關事務的檔案數量的現成資料。檔案處亦未有收到有關檔案的存廢要求。

(三)根據檔案處公布的相關檔案管理程序及指引,各局/部門應按本身運作、政策、法律及財務的需要,開立和收納足夠但不致過量的檔案。一直以來,政府不時檢討和改善檔案管理的安排,確保政府檔案在未經檔案處適當鑒定前,不會被銷毀。我們在二零零九年四月發出總務通告,推出一套強制性規定。其中一項的規定為各局/部門在銷毀任何檔案前,必須取得檔案處處長事先同意。此外,各局/部門亦須把具有歷史價值的檔案移交檔案處作永久保存。遇有遺失或未經授權銷毀檔案的事故,各局/部門必須徹底查明,並向檔案處提交調查結果。強制性檔案管理規定適用於所有政府僱員。員工如不服從、忽略或未有遵守這些規定,政府可對該員工採取紀律處分。自該總務通告發出後,我們曾在二零一零年收到消防處提交一項報告,匯報一宗涉及向一名政府員工採取紀律處分的個案。該個案涉及錯誤銷毀檔案。

  政府十分重視檔案管理,並致力鑒定和保存具歷史價值的政府檔案。然而,訂立檔案法並非完善政府及歷史檔案管理的唯一方法。政府已有行政安排,以便鑒定、移交、保存,以及讓公眾查閱歷史檔案。檔案處亦公布了檔案管理程序和指引,以確保政府檔案得到妥善管理。我們相信,現時就檔案管理實施一系列有效的行政安排,對持續改善政府檔案管理至為重要。檔案處會繼續改善服務,並會不時檢討現行的檔案管理行政制度,並按需要改善有關行政安排。



2011年10月19日(星期三)
香港時間12時15分