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立法會十九題:政府檔案管理
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  以下是今日(七月十三日)立法會會議上劉健儀議員的提問和政務司司長唐英年的書面答覆︰

問題:

  為改善政府檔案管理的行政安排,政府於二○○九年四月推出一套檔案管理的強制性規定(規定),各政策局及政府部門(局及部門)均須遵守。然而,公眾批評此舉不足以確保政府檔案能獲妥善管理及處置。市民仍要求在香港實施檔案法或政府檔案法。就此,政府可否告知本會:

(一)政府檔案處(檔案處)有否進行檔案審核,以確保規定獲得遵守;若然,在過去兩年進行此類審核的詳情為何;若否,原因為何;

(二)檔案處可否規定各局及部門須讓其所有檔案接受鑑定及把該等檔案移交檔案處;若否,現時有何機制確保各局及部門不會拒絕把檔案交給檔案處;各局及部門須否備存檔案存廢期限表並予以依循;

(三)現時政府檔案管理制度是否規定以下公共辦事處須向檔案處提交政策檔案:行政長官辦公室、政務司司長辦公室、財政司司長辦公室、中央政策組、投資推廣署、香港金融管理局及廉政公署;若否,原因為何;

(四)鑑於中區政府合署內的辦公室將於本年九月遷至添馬艦,當局將採取甚炳僧I,以確保政府檔案在搬遷過程中不會被錯置或不當地處置;會否編訂所有檔案系列的清單,以確定哪些檔案會被遷移及哪些檔案會以其他方法處理等;

(五)各局及部門保存的檔案中,電子檔案和紙張檔案的百分比為何;有何機制確保這些電子檔案不會被操控或不當地刪除;及

(六)鑑於沒有檔案法或政府檔案法支持現有的政府檔案管理制度,政府可否承諾,任何政府檔案均不會在檔案處或其他合資格的檔案主任妥為鑑定之前被銷毀?

答覆:

主席:

(一)二○○九年四月公布的檔案管理強制性規定載有一項規定,要求各局/部門須定期檢討其檔案管理措施,以評估遵守這些強制性規定的情況,找出需要改進之處,進行改善。為協助各局/部門進行這項工作,政府檔案處(檔案處)製備了檢討表格,並在二○一○年下半年展開首次檢討。是次檢討尚未完成。

(二)及(三)為確保檔案保存一段適當時間後,各局/部門能有系統地計劃及有條不紊地安排存廢,各局/部門須採用檔案處編製的檔案存廢期限表,處置行政檔案。至於業務檔案,各局/部門須徵詢檔案處的意見,訂立相關的存廢期限表,列明檔案的保存期限和存廢安排,包括把具歷史價值的檔案移交檔案處永久保存。按一貫規定,檔案處會在編訂存廢期限表時或檔案保存期結束時,進行檔案鑑定工作,並識別具歷史價值的檔案。為強化這方面的安排,檔案管理強制性規定要求各局/ 部門須根據相關的存廢期限表,把具有歷史價值的檔案移交檔案處,並須至少每兩年處置過期檔案一次。為加強保障,各局/部門在銷毀任何政府檔案前,須徵得檔案處處長同意。這項要求連同前述的各項安排將確保檔案獲得鑑定,以及具歷史價值的檔案被識別出來,移交檔案處。

  正如其他局/部門一樣,現時的政府檔案管理系統,特別是檔案存廢,以及識別具歷史價值的檔案及把這些檔案移交檔案處的安排,亦適用於行政長官辦公室、政務司司長辦公室、財政司司長辦公室、中央政策組、投資推廣署及香港金融管理局。至於廉政公署,該署已根據政府的檔案管理政策制訂本身的檔案管理指引(指引涵蓋保存檔案及銷毀檔案的審批權限等範疇)。該項指引符合各有關法例的規定(包括《廉政公署條例》(香港法例第204章)、《截取通訊及監察條例》(香港法例第589章)及《個人資料(私隱)條例》(香港法例第486章))。

(四)與其他搬遷一樣,遷往添馬艦新政府總部大樓的各局/辦事處須訂定適當的安排,確保檔案得到安全保管,並防止檔案在轉移往新政府總部大樓的過程中遺失。為協助有關局/辦事處進行這項工作,檔案處已於二○一○年四月向他們簡介檔案管理強制性規定等事宜。檔案處又在二○一一年向各有關局/辦事處發出轉移大批政府檔案的指引,就轉移檔案時應採取的步驟提供詳盡的意見。具體來說,指引提醒各局/辦事處在轉移檔案前應更新檔案清單、確保檔案在轉移前後和轉移的過程中得到妥善處理和安全保管,及在銷毀任何檔案前,必須徵得檔案處處長同意。檔案處將按需要繼續向各有關局/辦事處提供意見。

(五)我們並沒有統計在各局/部門所保存的政府檔案中,電子及紙本檔案所佔百分比的資料。

  在二○一一年五月,政府資訊科技總監辦公室已向各局和部門公布政府電子資料管理策略和有關架構,讓各局和部門訂定其電子資料管理策略時,必須包括採用電子檔案保管系統。為此,當局現正茪潀V各局和部門提供適當的支援,幫助他們訂定其電子資料管理策略。

  在政府尚未全面推行電子檔案保管系統前,各局/部門須把電子郵件檔案列印為紙本檔案,以便管理和貯存,並須制訂適當的安排,確保妥善保管和貯存電子郵件檔案列印本,就如保管和貯存紙本檔案一樣。一如上文所述,各局/部門在銷毀檔案前,不論檔案的格式為何,必須徵得檔案處處長同意。

(六)一直以來,政府不時檢討和改善檔案管理的安排。我們在二○○九年四月發出總務通告,推出一套檔案管理強制性規定,要求各局/部門遵從。這些規定涵蓋主要的檔案管理工作,包括妥善管理電子郵件檔案、檔案分類、檔案存廢(包括編訂存廢期限表,以及把具歷史價值的檔案移交檔案處)、適當保管和貯存檔案,以及保護極重要檔案。有了這些規定,加上要求各局/部門在銷毀任何檔案前,須徵得檔案處處長同意的規定,現行政府檔案管理系統應可確保政府檔案在未經檔案處適當鑑定前,不會被銷毀。檔案管理強制性規定適用於所有政府員工。員工如不服從、忽略或未能遵守這些規定,政府可對該員採取紀律處分程序。



2011年7月13日(星期三)
香港時間15時18分

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