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以下為今日（十二月三日）在立法會會議上何秀蘭議員的提問和政務司司長唐英年的書面答覆：
問題：
香港歷史檔案館（檔案館）的職能包括對政府檔案和有關資料進行仔細研究，以及把具歷史價值者送交轄下的特別儲存庫妥為保存。然而，有報道指某些政府部門不但拒絕按檔案館的要求移交具保留價值的檔案和資料，甚至把有關的檔案銷毀。就此，政府可否告知本會︰
（一）過去五年，那些政府部門及政策局曾拒絕移交檔案和資料的要求；涉及那些檔案和資料；拒絕的原因為何；當中分別有那些檔案和資料已被銷毀及未被銷毀；銷毀資料的原因為何；那些職級的政府人員有權決定銷毀該等檔案和資料，當中是否包括政治任命官員；以及有關的政府部門和政策局會否在有關的檔案封存後，將該等未被銷毀的檔案和資料移交檔案館；
（二）是否容許其他部門和政策局妨礙檔案館為香港市民搜羅及鑑定具保留價值的檔案和資料；若然，原因為何；若否，如何協助檔案館從該等部門和政策局取得有關的檔案和資料；
（三）現時有否計劃立法保護具歷史價值的政府檔案和資料，以供公眾索閱；若否，原因為何；及
（四）現時有否指引指示各政府部門和政策局如何與檔案館合作，以確保具歷史價值的檔案和資料得以妥善保存；若有，詳情為何；若否，會否制訂有關指引？
答覆：
主席：
（一）政府充分認識到檔案的價值及其文物意義。為此，政府訂有行政安排，以便鑑定、移交、保存、以及讓公眾查閱歷史檔案。政府檔案處（檔案處）負責監督政府的整體檔案管理工作，以確保政府檔案能妥善管理，同時讓那些具有永久價值的檔案能被挑選作保存及供公眾查閱之用。香港歷史檔案大樓設有具保安及環境控制設備的特建歷史檔案貯存庫，用以保護及永久保存具歷史價值的檔案。該大樓是根據國際標準興建及裝備，以保存具有永久價值檔案。
各政策局和部門如欲銷毀檔案，須事先取得職級屬首長級薪級表第一點的政府檔案處處長同意。在此過程中，如果檔案被鑑定為有歷史價值，這些檔案會被移交及保存在香港歷史檔案大樓。公務員如惡意毀壞或竄改政府檔案，會遭受紀律處分。
自二○○四年一月起的過去五年，檔案處鑑定的案卷數量約240萬個，涉及個案數目約2,050個。根據檔案處的記錄，在此期間沒有發生過政策局和部門不把已經鑑定為具歷史價值的檔案和資料移交給檔案處的個案。然而，共有四個個案，政策局和部門在檔案未經檔案處鑑定檔案的歷史價值之前不小心將檔案銷毀，另有四個個案涉及報稱遺失檔案。有關的政策局和部門已經調查所有個案，並找不到證據顯示政府檔案遭惡意毀壞。他們已提醒員工應遵守檔案管理程序及推出措施以防止將來發生同類事情。有關的政策局和部門日後如找到較早前報稱遺失的檔案，會把它們移交給檔案處作歷史價值鑑定。因應這些個案，檔案處已再次提醒各政策局和部門檔案管理程序和指引，以及正確管理政府檔案的重要性，並強調應採取有效措施，以防止遺失或不小心銷毀政府檔案。
（二）及（四）為香港市民鑑定和保存具歷史價值的檔案和資料是政府的一貫政策。各政策局和部門須與檔案處合作，以確保具歷史價值的檔案和資料得到妥善保存。如上文解釋，各政策局和部門在銷毀任何檔案前，須事先得到檔案處處長同意，以便在過程中鑑定具歷史價值的檔案，並移交檔案處儲存。我們亦已向各政策局和部門發出妥善管理和保存檔案的指引。這些指引包括訂立檔案存廢期限表，以便把具歷史價值的檔案有系統地移交檔案處；採取適當程序保護檔案；以及妥善儲存檔案。當局亦建議各政策局和部門依循特定程序，把具歷史價值的檔案移交檔案處。該等程序包括與檔案處商訂移交時間；指派一名人員統籌移交工作；編訂包含訂明資料的檔案清單；把檔案裝入檔案處規定的儲存箱；以及安排運送。
（三）政府訂有行政安排，以便鑑定、移交、保存、以及讓公眾查閱歷史檔案和資料。檔案處已公布有關的檔案管理程序和指引。該處並向各政策局及部門提供培訓及意見，以協助他們改進檔案管理工作；以及讓公眾可以藉着《一九九六年政府資料檔案（取閱）則例》，查閱檔案處保存的歷史檔案。另外，各政策局和部門已委任部門檔案經理，負責確保政府檔案管理妥善，處理得當。雖然政府沒有就保護具歷史價值的政府檔案和資料立法，但目前制度切合現時的需要，我們亦會不斷加以改進。我們認為就此事立法並不是政府要優先處理的工作。
完
２００８年１２月３日（星期三）
香港時間１２時１５分