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以下是今日（十月二十五日）在立法會會議上吳靄儀議員的提問和政務司司長許仕仁的書面答覆：
問題：
不時有一些事件報告，涉及遺失政府檔案，或政府部門以並無書面紀錄或無法找到有關檔案為由，而未能應查閱要求提供某些資料。就此，政府可否告知本會：
（一） 鑑於不少國家已制定法例，確保政府活動及事務以書面充分地妥為記錄、政府檔案得以妥為管理及處置、具有保留價值的檔案獲甄選移交檔案處保存，以及基於問責及透明度的理由可讓公眾查閱，為何香港並無類似法例；
（二） 「歷史檔案」有否任何正式定義，以及是否與香港法例所界定的「公共紀錄」一詞相同；
（三） 鑑於聯合王國的《公共紀錄法令》歷史悠久，內地當局已於1987年制定檔案法，而澳門亦有類似法例，政府有否考慮或計劃制定檔案法；若有，有關時間表為何；及
（四） 既然香港並無任何檔案法，就下列各項而言，政府如何確保其常用、非常用及歷史檔案得以妥善管理：
（i） 過去7年，每年所開立的政府檔案數目；
（ii） 過去7年，每年鑑定需銷毁的政府檔案數目；
（iii） 過去7年，每年鑑定為歷史檔案的政府檔案數目及主要類型；
（iv） 政府內這些類別檔案的現行數目分別為何，以及其適用的管理計劃；
（v） 把政府檔案鑑定為歷史檔案的機制及安排；
（vi） 保存歷史檔案的地點及方法；及
（vii） 公眾可查閱公開或非公開歷史檔案的地點及途徑；
（viii） 決定保存及批准公眾查閱歷史檔案的人；
（ix） 確保歷史檔案妥為鑑定並在檔案處保存的機制，即使政府政策局或部門可拒絕讓檔案接受鑑定或把檔案移交檔案處；
（x） 可供市民在不獲准查閱歷史檔案時提出上訴的機制；及
（xi） 每年就管理常用、非常用及歷史檔案所批出的撥款及人手資源（政府人員的數目、其專業資格、職級及專長）？
答覆：
主席女士：
需否立法（問題的第（一）及（三）部分）
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政府檔案處負責監督整個政府的政府檔案管理工作。政府檔案處已公布檔案管理程序及指引，確保適當管理政府檔案。又向各決策局及部門提供培訓及意見，以助改進他們的檔案管理工作。因應政府檔案處就開立、運用、存廢、保存及公眾查閱政府檔案而設立的行政框架，各局和部門已委任部門檔案經理，負責確保政府檔案管理妥善，處理得當。
政府檔案處亦設有中央檔案中心，提供檔案存廢服務，及暫時貯存政府非常用檔案，等待最終銷毀或永久保存的安排。鑑定為有永久價值的檔案會移交政府檔案處轄下的歷史檔案館永久保存作歷史檔案，經過整理，包括分類、編排、編目及撮要等程序後，提供予各界人士查閱。
查閱政府檔案處所保存的歷史檔案，須按照《一九九六年政府資料檔案（取閱）則例》辦理；而查閱政府各局或部門所保存的政府檔案，則須按照《公開資料守則》辦理，該守則亦屬行政性質。雖然香港並無歷史檔案或資料檔案法例，但現有制度行之有效，我們亦會不斷加以改進。我們認為制定檔案法例並不是政府要優先處理的工作。
定義（第（二）部分）
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一般來說，「歷史檔案」指因具有持續或永久價值而保存下來的文件和資料。政府檔案處轄下的歷史檔案館，作為指定的政府歷史檔案管理機構，負責鑑定並保存具有永久價值的檔案，供公眾使用。
「政府檔案」一詞，指涉範圍較為廣泛，含義視乎處境而定。就檔案管理而言，「政府檔案」指在執行立法、司法或行政事務的過程中轉移給政府檔案處歷史檔案館或由歷史檔案館自行取得的檔案。
政府各局和部門開立並管理的檔案（第（四）（i）及（iv）部分）
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由於各局和部門各自管理本身的常用和非常用檔案，政府檔案處沒有統計整個政府每年開立檔案的數字、以及常用和非常用檔案的數字。
鑑定為應予銷毀或應保留作為歷史檔案的檔案（第（四）（ii）及（iii）部分）
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各局和部門建議銷毁的檔案，一律須經政府檔案處審閱。過往七年鑑定為應予銷毁或具有為歷史價值的政府檔案數量如下：
年份 鑑定為應予銷毁的檔案 鑑定為歷史檔案的檔案
（以直線米計） （以直線米計）
2000 23,113 550
2001 20,013 650
2002 68,209 384
2003 53,633 413
2004 32,253 383
2005 29,748 233
2006（截至九月底）23,951 357
歷史檔案主要為各局、部門及司法機構的檔案，多來自決策局、建築署、司法機構、公司註冊處、社會福利署及屋宇署。
保存歷史檔案（第（四）（v）、（vi）、（viii）及（ix）部分）
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如上文解釋，各局和部門銷毁非常用檔案，須事先得到政府檔案處處長同意。在過程中，如果檔案被政府檔案處檔案主任鑑定為有永久價值，將會安排永久保存在特別設計、具保安及環境控制設備的香港歷史檔案大樓的特建歷史檔案貯存庫內。此外，亦會按需要為檔案作消毒及縮微膠卷攝製以便保存歷史檔案。
除了特建歷史檔案貯存庫外，政府檔案處亦設有兩個中央檔案中心，讓各局和部門移交其非常用檔案給政府檔案處貯存，等待最終存廢安排。在議定的保存期屆滿後，政府檔案處會與檔案的原屬局或部門決定有關檔案應予銷毁或應移交歷史檔案館保存作歷史檔案。各局和部門亦可把具有歷史價值的檔案直接移交歷史檔案館。
各局和部門一般都很合作，而政府檔案處提供的檔案貯存和審閱服務亦很受歡迎。
查閱歷史檔案（第（四）（vii）、（viii）及（x）部分）
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政府檔案處保存的政府檔案，包括「封存檔案」，公眾均可查閱，惟查閱「封存檔案」，須先得到政府檔案處處長許可。公眾查閱檔案紀錄或其他資料，可親臨觀塘香港歷史檔案大樓，亦可瀏覽政府檔案處網頁，方便地遙距查閱歷史檔案館藏品的線上目錄以及一些數碼藏品例如照片及海報等。就我們所知，沒有任何人士就要求查閱「封存檔案」被拒而作投訴。無論如何，如就查閱事宜感到不滿的人士，可透過行政署長、檔案的原屬政策局、或其他公開渠道，要求覆檢有關決定。
資源（第（四）（xi）部分）
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各局和部門各自管理本身的常用和非常用檔案。關於整個政府每年為管理這些檔案而撥出的資源，政府檔案處手頭上並無資料。
政府檔案處在二零零六／零七年度獲撥款2,930萬元，用於制定並推行整個政府的檔案管理政策和計劃，並管理歷史檔案。政府檔案處由一名屬首長級薪級表第一點的人員領導，其下有87名員工提供支援，當中有26人參與歷史檔案管理工作（包括一名檔案主任、兩名高級助理檔案主任、兩名助理檔案主任，以及21名支援人員），51人參與檔案管理工作及中央檔案中心的運作事宜（包括一名總行政主任、兩名高級行政主任、三名一級行政主任、一名二級行政主任、兩名高級助理檔案主任、兩名助理檔案主任，以及40名支援人員），10人負責內部行政。
助理檔案主任（檔案主任職系的入職級別）的入職資歷要求為持有歷史、政治科學或公共行政學士學位，另畢業後需研究、修讀上述科目兩年，或接受兩年相關訓練。二級行政主任（行政主任職系的入職級別）的入職資歷要求為持有學士學位。
完
２００６年１０月２５日（星期三）
香港時間１２時３９分