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下稿代臨時市政局發：
問題——胡志偉議員提出：
就本局的文件存放事宜，我有以下問題：
現存於本局電腦系統的資料，可追溯至９０年４月。９０年４月以前的會議資料（包括會議文件及會議紀錄）是否仍然存在？若是，存放的形式、地點及最遠可追溯的會議資料年期為何？
局方有沒有計劃將本局百多年的歷史資料存放，讓公眾人士可輕易查閱和進行研究工作？
答覆——政務委員會主席孫啟昌議員作答：
胡志偉議員的問題，可分為兩部分，問題的第一部分是有關１９９０年４月以前的會議文件及會議紀錄的保存。
市政局已成立百多年，期間經過數次的演變，而這些演變亦影響這些文件及紀錄的保存，現簡述如下：
１９７３年４月１日前的市政局主席是由市政總署署長擔任，而市政總署及市政局秘書處都是位於政府合署，因此，市政局的會議文件及會議紀錄亦由市政署保存。
自１９７３年４月１日，市政局成為法定團體，而主席亦由議員自行選舉而產生。現時的市政局大樓在１９７７年啟用，秘書處辦事處亦同年設立於市政局大樓。此外，據署方及秘書處紀錄，署方及秘書處均有把１９５０－１９７３年的會議文件及紀錄送交政府檔案處鑒定、整理及儲存具歷史價值的文件。
文康市政科於１９８５年成立，相信當時署方持有的部分市政局會議文件及會議紀錄均轉移該科存放。在１９８９年文康市政科由文康廣播科取代，而衞生事務則交由衞生署處理，相信在上述架構更變過程中，市政局會議文件或會議紀錄也會轉移。
秘書處經初步探討後，發現現時本局的會議文件及會議紀錄的保存，情況如下：
（甲）市政局會議（月會）的紀錄
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（ｉ）政府檔案處轄下的歷史檔案室現時保存局方１９５０年４月至
１９７３年１０月一些市政局會議的紀錄（因時間關係，仍待查察在
這期間的文件及紀錄是否齊備）。
（ｉｉ）市政局大樓的秘書處辦事處亦存有市政局會議的英文會議紀錄和議
事程序紀錄，最遠的年期分別追溯至１９５４年和１９５７年，這
些資料是製作成冊（因時間關係，仍待查察在這期間的文件及紀錄
是否齊備）。由１９８３年起，議事程序紀錄也備有中文版本，也
是製作成冊。
（ｉｉｉ）本局轄下的圖書館也存有這些議事程序紀錄，分別是自１９５８
年４月起的英文版本，以及自１９８３年４月起的中文版本。
（乙）全局常務委員會及其他委員會的會議文件及會議紀錄
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（ｉ）政府檔案處轄下的歷史檔案室現時保存由１９５２年５月至１９８２
年３月的英文會議紀錄和會議文件的印刷本（因時間關係，仍待查察
在這期間的文件及紀錄是否齊備）。
（ｉｉ）市政局大樓秘書處辦事處也存有這些委員會的英文會議紀錄和會議
文件的印刷本，最遠的年期可追溯至１９６４年（因時間關係，仍
待查察在這期間的文件及紀錄是否齊備）。
（ｉｉｉ）為了加快查閱年期較遠的資料，署方和秘書處在１９８５年獲得
政務委員會的批准後，已將１９７３年４月至１９９０年的英文
會議紀錄和會議文件製成縮微膠卷。由１９８７年起，會議紀錄
和會議文件也備有中文版本，存放在秘書處辦事處。
（丙）秘書處的電腦文件管理系統
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這系統主要是供議員、秘書處人員及署方人員內部使用。這系統存有由
１９９０年起全局常務委員會、事務委員會及小組委員會／工作小組所有會
議文件及會議紀錄。
（丁）互聯網上的會議文件及會議紀錄
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自１９９９年１月，局方亦已將一些資料放在互聯網上以便市民查閱，基於
資源分配問題，經政務委員會同意後，存放在互聯網上的資料最遠日期如下：
（ｉ）臨時市政局會議（月會）的會議紀錄及議事程序紀錄，由１９９８年
４月１日起；及
（ｉｉ）全局常務委員會的會議紀錄及會議文件，由１９９８年４月１日起。
除互聯網外，市民亦可以在政府檔案處及本局秘書處查閱（ａ）項及（ｂ）項的資料。
要追查５０年代以前的會議文件及會議紀錄並不容易，如果議員認為有需要追查這些資料是否仍然存在、存放的形式和地點，這是需要相當的時間和資源。
問題的第二部分，是查詢局方有沒有計劃將本局百多年來的歷史資料存放，讓公眾人士可較易查閱和進行研究工作。
署方目前正積極計劃蒐集有關香港的資料，希望透過有系統及重點的徵集，使香港中央圖書館內香港資料的收藏得以充實。現時研究收集的重點資料，範疇包括香港的教育、社會、經濟和歷史等方面，市政局在香港過去百多年來提供的服務與香港社會和民生息息相關，其歷史印記肯定會令廣大市民感到興趣，所以一定在範圍之內。
因此，署方將會積極收藏市政局的歷史資料，並計劃分期將有關資料貯存在香港中央圖書館設置的數碼圖書資料庫內，方便公眾人士查閱和搜索資料。計劃中的數碼圖書館系統，不但可以妥善保存資料，更可提供自選影像及自選錄音作品的服務，讓市民在各公共圖書館、家中及工作地點隨時查閱及取得有關資料。
完
一九九九年七月十三日（星期二）