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本局檔號：B9/39C
敬啟者：
「電腦公元二千年數位問題」應變計劃指引5/99號
有關「電腦公元二千年數位問題」的數據備份
隨著新紀元日益迫近，令客戶相信戶口結餘及其他重要數據得以妥善保存，免受任何「電腦公元二千年數位問題」影響就越見迫切。客戶將要求認可機構確定他們的數據會是完整的。因此，認可機構必須積極採取措施，在推行「電腦公元二千年數位問題」準備工作時，確保為客戶記錄進行足夠備份。此外，妥善的數據備份和經測試的應變計劃也有助認可機構在一旦遇到系統故障時，能恢復關鍵業務的運作。本指引旨在就這個重要課題，向認可機構提供具體建議。
就金管局所知，認可機構日常工作的一部分，就是利用抽取式媒體1把電腦系統的關鍵數據進行數據備份，並把備份存放在另一場地。機構必須檢討現行的數據備份措施是否足夠，並從「電腦公元二千年數位問題」的角度來評估這些措施仍否有效。認可機構應確保即使它們的系統發生故障，它們仍可自備份數據中取得資料。儘管機構實施了上述措施，金管局認為由於有關事項對公眾信心有重大影響，所以認可機構應格外小心，確保客戶數據整全。1999年12月31日已定為公眾假期，讓認可機構有時間採取額外措施，金管局呼籲認可機構應盡量把握這個機會。尤其，金管局建議認可機構考慮以下具體建議。
在2000年1月1日前後進行數據備份
由於1999年12月30日是1999年最後一個營業日，認可機構一般會在當日營業時間結束後，就主要關鍵系統（包括客戶存款系統）進行1999年最後的日終、月終和年終電腦操作2。認可機構應在這些操作之後為關鍵系統的數據進行備份3，並在1999年12月31日午夜前完成這些備份工作。認可機構應就每套數據備份至少準備好兩份副本，分別存放在電腦操作中心和後備場地（或其他場地）。
機構進行備份程序時，利用普通機器也可讀取的媒體（光碟、磁帶或抽取式磁碟），可確保在有需要時能盡快重建記錄和恢復營業。認可機構也應在步入新紀元前透過測試可否存取備份數據以核實數據是否已妥善儲存在備份檔案中。由於有新年前夕假期提供額外的時間，認可機構應盡可能把所有必要報告（包括客戶數據）列印，保存有關的打印本，作為後備。這種做法的好處是，如果客戶知道機構保存了有關他們數據資料的打印本，他們會更安心。同時，此舉也可讓機構在系統發生故障時，也可進行人手操作。
金管局明白到即使有公眾假期的緩衝，部分銀行也難以列印所有客戶的數據資料。在這種情況下，機構應考慮只列印最關鍵的數據，如往來和儲蓄存款數據的打印本（定期存款的客戶應已有某種形式的實質記錄單據），或確定關鍵數據已經用可即時讀取和列印的格式，複製至縮微菲林膠片(microfiche)
或唯讀光碟等儲存媒體。
金管局明白部分即時模式運作的系統在過渡至2000年1月1日期間仍會繼續運作（如電話銀行、自動櫃員機、信用卡確認系統、外匯孖展買賣等）。據金管局了解，大部分銀行均已就這些系統採取以下方法，保障透過這些系統進行的交易資料：
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每項交易均記錄在有關的生產系統的磁碟機；同時，「影子磁碟機」為生產系統的磁碟機所儲存的數據保存即時副本；部分銀行亦會在後備場地安裝影子磁碟機，這樣便可同時在兩個場地記錄交易；
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所有即時交易均記錄在系統日誌(journals)內，這樣如磁碟機發生故障，也可根據日誌及上一次的數據備份中的交易記錄，立即在故障發生後重建準確的數據；及
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部分系統會替每一項交易保留打印本。例如，每部自動櫃員機一般都會就每項交易載有交易記錄打印本。另外，涉及外匯孖展買賣的交易亦應有代客戶編製的單據作為證明。
金管局建議認可機構如尚未採取上述措施，應考慮採取這些措施或其他同等有效的措施來保存透過上述即時模式運作的系統進行交易的數據。認可機構也應考慮在1999年12月31日再進行一次數據備份，以便數據備份能包括自上次備份後透過這些以即時模式運作的關鍵系統進行的交易4。此舉有助機構在一旦需要重建記錄時，可節省所需時間。機構應仔細定出這最後一輪備份的時間表，確保有關程序能夠在午夜前完成。
在其他「電腦公元二千年數位問題」關鍵日期前後進行的數據備份
認可機構也應加強在下列其他「電腦公元二千年數位問題」關鍵日期的數據備份程序和安排：
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1999年9月8日
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1999年9月9日
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2000年1月3日
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2000年2月28日
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2000年2月29日
認可機構應在午夜前為關鍵數據如客戶存款資料進行和完成備份。另外，認可機構應把較為重要的數據以最簡單的檔案格式記入抽取式電子媒體，而不是列印在紙張上。如認可機構把數據存入抽取式電子媒體，在情況穩定後，機構便可列印它們認為需要的資料。然而，由於與過渡新紀元相比，這些日子對電腦系統造成的風險較低，同時也是正常營業日，所以無論認可機構打算採取甚麼措施，也應確保這些措施不會對下一個營業日的正常業務操作構成不利影響。
數據保存安排
認可機構也應考慮保存「電腦公元二千年數位問題」關鍵日期的備份數據。這樣，即使一些與「電腦公元二千年數位問題」有關的問題在關鍵日期後才出現，機構也可參考原來的數據。
測試數據備份程序和安排
認可機構必須妥善測試其數據備份程序或安排。測試目的應最少包括下列各項：
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核實所進行的數據備份會為認可機構提供足夠資料，以便能夠在不同的系統故障情況下，重建有關其資產與負債及客戶記錄的準確狀況；
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盡可能核實備份程序和安排能夠順利運作及可靠，而且數據備份軟件、設備和儲存媒體不受「電腦公元二千年數位問題」影響；及
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估計完成不同數據備份程序（包括列印報告）所需的時間，以便能就這些程序定出適當時間表。
此外，認可機構應安排足夠人手及其他資源，如打印機、儲存媒體、設備以及推行數據備份程序和安排所需的其他物資。
保障客戶數據作為加深客戶認識計劃的一部分
由於保障客戶數據對維持客戶對認可機構在處理「電腦公元二千年數位問題」方面的信心極為重要，所以認可機構在推行提高客戶對「電腦公元二千年數位問題」認識的計劃時必須併入這個重要元素，以提高他們對客戶記錄的準確性的信心。機構應向客戶提供明確資料，前線職員也應接受適當訓練，以回答客戶有關的查詢。
金管局快將對部分認可機構進行審查，以確定它們是否已採取適當措施，為新舊紀元交替保存足夠的數據備份。閣下如對本指引所載內容有任何查詢，請聯絡李偉文先生（電話號碼：2878-1651）或杜瑞虹小姐（電話號碼：2878-1197）。
此致
各認可機構總裁
副總裁
簡達恆
謹啟
1999年8月18日
副本送交：銀行公會主席
存款公司公會主席
財經事務局局長（收件人：劉利群小姐）
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抽取式媒體包括在電腦系統之外的電腦磁帶、盒式數據磁帶、光碟、軟磁碟等。
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這些電腦操作一般包括各項整批處理，如處理從客戶往來帳戶提款的支票、計算累計利息、列印各類每日、每月及年度操作報告。
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除了日常備份工作所用的格式，若情況許可，機構應以最簡單的檔案格式為較重要的數據進行額外數據備份，使其他沒有配備原有軟件的電腦也可讀取數據。
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如有關系統在進行該項額外數據備份期間須暫停服務，客戶或會誤以為是「電腦公元二千年數位問題」所致，因此，機構必須小心衡量該額外備份的利弊。
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