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以下是今日（三月二十七日）立法會會議上何秀蘭議員的提問和政務司司長林鄭月娥的答覆︰
問題︰
《審計署署長第五十七號報告書》第10章就政府檔案處的檔案管理工作進行審計的報告顯示，廉政公署（下稱「廉署」）已參考政府的做法、有關的法例規定及廉署的獨特運作需要，自行制訂其檔案管理政策及程序，並會自行批核檔案存廢期限表及銷毀檔案的程序。然而，有市民指出，肅貪倡廉和成立廉署是香港歷史中傲視華人社會的部分，因此廉署的檔案有珍貴的歷史價值。就此，政府可否告知本會：
（一）當局在一九七四年二月十五日廉署成立之前，開立有關成立廉署事宜的檔案數目，以及廉署由成立至一九九七年六月三十日及由一九九七年七月一日至二○一三年一月三十一日兩段期間，開立的檔案數目分別為何；在上述3段期間，在每段期間交由政府檔案處進行鑒定、移交政府檔案處作保存，以及由廉署自行保存及自行銷毀的檔案數目分別為何；若沒有任何檔案交由政府檔案處處理，原因為何；
（二）廉署現時的檔案管理政策和程序，以及負責批核檔案存廢期限和銷毀檔案的人員的職級為何；有關人員在檔案管理方面曾接受甚麼訓練及具備甚麼學歷；及
（三）廉署的檔案管理政策有否包括保存歷史這項元素；若有，以何措施及方針予以落實，以及有何程序讓公眾索閱已結案及已開立超過30年的檔案；廉署是否一直以保密作為檔案管理的政策目標，並定期銷毀有關的檔案，以達致此目標？
答覆︰
主席：
政府當局一直以來非常重視檔案管理，並致力鑑定和保存具歷史價值的政府檔案。自《審計署署長第五十七號報告書》（報告書）發表以後，政府當局已採取一系列的措施，積極回應報告書內提出的各項建議。
至於廉政公署（廉署）的檔案管理，該署在報告書於二○一一年年底發表以前，主要是參考政府檔案管理的做法，及考慮到廉署實際運作的情況、保密的需要、相關法例的規定（如《個人資料（私隱）條例》（香港法例第486章））和檔案的歷史價值等因素，自行制訂其檔案管理政策及程序。因應報告書的建議，廉署在徵詢法律意見後，確認政府透過《總務通告》頒布的檔案管理強制性規定適用於廉署，並已於二○一一年年底積極實施有關規定。
就何秀蘭議員的問題，我的答覆如下：
（一）現時廉署持有約130個有關成立廉署的檔案。廉署由成立至二○一三年一月底，共開立約240,000個檔案。由於廉署在一九九八年後才逐步利用電腦條碼檔案管理系統記錄檔案，故未能準確提供問題中指明時段的資料。由成立至二○一一年年底，廉署按其自行制訂的檔案管理政策及程序，共銷毀了約78,000個檔案，當中包括約51,000個已結案的業務檔案，其餘的檔案則主要為已過保存期限，且沒有運作需要及歷史價值的行政檔案。廉署自二○一一年年底實施檔案管理強制性規定，其中包括在銷毀檔案前須先徵得檔案處處長的同意。按此規定，廉署在二○一二年向檔案處處長申請銷毀52個行政檔案。由於經檔案處核實這些檔案並未具歷史價值，因此這些檔案並沒有被移交至檔案處作永久保存。截至二○一三年一月底為止，廉署共持有約162,000個檔案。
（二）正如前言所述，廉署過去一直是參考政府檔案管理的做法，自行制訂其檔案管理政策及程序，確保檔案獲妥善管理。因應報告書的建議，廉署在徵詢法律意見後，已於二○一一年年底確認政府頒布的檔案管理強制性規定適用於廉署，並積極實施有關規定。自此以後，廉署的檔案管理政策和程序與其他政策局／部門無異。概括而言，廉署須遵從的規定包括：
（a）通知檔案處部門檔案經理的更替情況；
（b）擬備和保存準確的檔案清單；
（c）列印電郵檔案後歸檔；
（d）確保所有新的檔案分類表均由部門檔案經理審批；
（e）不得遲於二○一二年四月，採用檔案處設計的標準分類表管理所有行政檔案；
（f）每兩至三年檢討檔案分類表一次；
（g）不得遲於二○一二年四月，為所有現有的業務檔案編訂暫擬的存廢期限表；
（h）根據相關的存廢期限表，把具有歷史價值的檔案移送檔案處；
（i）至少每兩年處置過期檔案一次，並由一名高級人員考慮及以書面簽批；
（j）在銷毁檔案前，先徵得檔案處處長的同意；
（k）確保妥善監察檔案存廢程序；
（l）採取適當安排以確保妥善保管和貯存檔案，並調查檔案遺失或未經授權銷毁的事件；以及
（m）不得遲於二○一二年四月制定行動計劃，以識別和保護極重要檔案。
由於廉署須處理大量機密而敏感的資料，現時廉署委派兩名高級廉政主任職級的管理人員為部門檔案經理，以及在各部門委任由廉政主任或行政主任職級人員擔任助理部門檔案經理。廉署亦同時規定所有廉署檔案的存廢建議均須由助理處長級或以上人員批核，以確保檔案獲妥善管理，並遵照政府頒布的檔案管理強制性規定，在銷毁檔案前，先徵得檔案處處長的同意。另外，部門內各檔案室／機密檔案室的文書主任職系人員，亦會為檔案管理提供支援。
大部分負責檔案管理工作的廉署人員均有參加由檔案處提供的訓練課程，內容涵蓋檔案開立、分類、貯存、保護和存廢等範疇。此外，廉署亦會為其文職人員安排相關的內部培訓，以加強經驗分享及交流。
（三）過去，廉署會參考政府檔案管理的做法，及考慮到實際運作的情況、保密的需要、相關法例的規定和檔案的歷史價值等因素，制訂本身的檔案管理政策和程序。政府頒布的檔案管理強制性規定已於二○一一年年底適用於廉署，當中包括因應行政、運作、財務和法律要求及檔案的歷史價值而編訂暫擬存廢期限表，送交檔案處考慮，並根據檔案處的批核結果，決定如何處理廉署的檔案。
目前公眾可以根據《公開資料守則》向廉署作出申請，查閱廉署的檔案。而廉署亦會按檔案處的規定和指引，經檔案處鑑定檔案後，把具歷史價值的檔案移交予檔案處作永久保存。這些檔案將會按《1996年政府資料檔案（取閱）則例》，開放予公眾查閱。
多謝主席。
完
２０１３年３月２７日（星期三）
香港時間１２時３１分
