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立法會十七題:由行政長官辦公室備存的政府檔案的管理
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  以下是今日(十二月二十一日)在立法會會議上何秀蘭議員的提問和政務司司長林瑞麟的書面答覆:

問題:

  香港特別行政區行政長官辦公室(包括回歸前為候任行政長官設立的臨時辦公室)內的業務檔案及行政檔案,涵蓋了香港主權移交的具體準備工作紀錄,以及政府最高決策單位的運作紀錄。就保存該等重要的歷史資料檔案,政府可否告知本會:

(一)在一九九七年七月一日以前、第一及第二任行政長官就任期間(即一九九七年七月一日至二○○五年三月十一日),以及二○○五年三月十二日至今,上述行政長官辦公室的檔案分別由哪一職位的人員負責管理;此外,政府在二○○九年四月發出總務通告公布多項檔案管理的強制性規定後,負責管理該等檔案的人員有否改變;若有,詳情為何;

(二)截至一九九七年六月三十日,候任行政長官臨時辦公室的業務檔案和行政檔案的數目及直線米分別為何;自一九九七年七月一日至今,每年行政長官辦公室開立的業務檔案和行政檔案的數目及直線米分別為何;

(三)候任行政長官的臨時辦公室在一九九七年運作期間,以及行政長官辦公室至今有否將檔案移交政府檔案處(檔案處);若有,每年移交的檔案數目及詳細資料為何(按年以下表分項列出有關資料);  

             業務檔案   行政檔案
檔案名稱
開立檔案的日期
封存檔案的日期
移交檔案處的日期
由檔案處鑑定為應予以
保留或銷毀的日期
銷毀日期(如適用)

(四)上述檔案中,已封存但未移交檔案處的檔案現時的儲存地點為何;該地點的室溫及濕度為何;是否符合儲存檔案的要求;若否,為何不將檔案移交檔案處;及

(五)當局可否承諾在未有檔案法前,不再銷毀上述行政長官辦公室(包括回歸前為候任行政長官設立的臨時辦公室)的檔案?

答覆:

主席:

  就何秀蘭議員的問題,答覆如下:

(一)自一九九六年十二月行政長官辦公室成立至今,行政長官辦公室的檔案管理,由部門主任秘書負責。有關檔案管理的總務通告在二○○九年四月發出後,行政長官辦公室負責檔案管理的職位並無改變。

(二)截至一九九七年六月三十日,行政長官辦公室共有73個業務檔案和74個行政檔案,檔案的直線米分別為3及3.1。自一九九七年七月一日至二○一一年十二月十四日,行政長官辦公室*開立了41 523個業務檔案(其中約36 000個檔案屬市民投訴或查詢個案),以及3 495個行政檔案,檔案的直線米分別為403.9及255.3。我們並沒有每年所開立檔案數字的現成資料。

(三)行政長官辦公室移交政府檔案處保存及銷猁瑰仵蛌爾禤ヾA分別列於附件一及附件二。

(四)行政長官辦公室已封存但未移交政府檔案處的檔案保存於該辦公室的檔案室內。檔案室設有空調,室溫維持於不超過攝氏25.5度,濕度為一般辦公室水平,符合存放檔案的要求。

(五)政府規定,任何封存的檔案,必須先取得政府檔案處處長同意,認為無保存價值,才可銷毀。具歷史價值的封存檔案,如再無運作需要保留在檔案室,會移交政府檔案處永久保存。

註:
* 二○○二年,行政會議秘書處從隸屬政務司司長辦公室改為隸屬行政長官辦公室。本答覆中的檔案數字亦包括行政會議秘書處從一九九七年至二○○二年所開立的檔案。



2011年12月21日(星期三)
香港時間11時50分

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