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以下是政務司司長林瑞麟今日（十一月十六日）在立法會會議上就「訂立檔案法」議案的開場發言：
主席︰
今天吳靄儀議員提出「訂立檔案法」的動議辯論，及謝偉俊議員及何秀蘭議員對動議提出的修訂，正好說明大家都對政府檔案管理非常重視。
在政府方面，情況正如各位議員一樣，我們亦非常重視檔案管理。這是由於我們充分認識到檔案是政府非常寶貴的資源，有助政府作出有據可依的決定，滿足運作和規管需要，是開放和接受問責的政府所必須存備的。此外，我們亦致力鑑定和保存具歷史價值的政府檔案，從而加深公眾對歷史文獻的認識，這是我們認同的。而被鑑定為具歷史價值的政府檔案，會移交給政府檔案處（檔案處）作永久保存。
檔案管理的行政安排
現時香港已有一套機制，以管理及保存具有歷史價值的公共檔案。妥善處理政府檔案的責任是由開立和收存該檔案的局和部門及檔案處共同負責的。
各局和部門已委任部門檔案經理負責建立和實施全面的檔案管理計劃；而檔案處則負責監督整個政府的歷史檔案及政府檔案管理工作。檔案處公布了檔案管理程序及指引，以確保政府檔案獲得適當管理。檔案處又向各局／部門提供培訓及意見，協助改進他們的檔案管理工作。總括而言，現行的檔案管理行政安排包括以下各方面－
（１）檔案處制定和頒布檔案管理的程序和指引，並向各局／部門提供檔案管理培訓及諮詢服務；
（２）各局／部門在其局/部門內推行妥善及全面的檔案管理計劃，包括委任部門檔案經理，以確保政府檔案獲得妥善管理和保存；
（３）各局／部門因應它們的業務職能及資訊要求，開立和收納足夠但不過量的檔案；
（４）根據檔案分類表有系統地組織檔案；
（５）為所有檔案編訂檔案存廢期限表；
（６）在編訂檔案存廢期限表時或於有關檔案保存期屆滿後，揀選具有歷史價值的檔案；
（７）按獲審批的檔案存廢期限表處理檔案，即銷毀或把歷史檔案移交政府檔案處的歷史檔案館永久保存；
（８）作為額外的保護措施，各局／部門須事先徵得檔案處處長同意，才能銷毀政府檔案；以及
（９）根據《一九九六年政府資料檔案（取閱）則例》讓公眾查閱由政府檔案處保存的歷史檔案。
政府現時採用的檔案管理政策及制度，事實上是參照國際檔案管理的良好做法及國際標準制定，包括由國際標準化組織頒布的ISO 15489「資訊與文件－檔案管理」。
檔案的存廢程序、鑑別與移交歷史檔案
現有的行政措施除着重各局／部門內的檔案管理外，亦能確保其所開立的檔案在保存一段適當時間後，能有系統及有條理地安排存廢。為此，各局／部門須採用檔案處編製的檔案存廢期限表，處理行政檔案。
至於業務檔案，各局／部門須徵詢檔案處的意見，訂立相關的存廢期表，列明檔案的保存期限和存廢安排，包括把具歷史價值的檔案移交檔案處永久保存。按一貫規定，檔案處會在編訂存廢期限表時或檔案保存期結束之後，進行檔案鑑定工作，並識別具歷史價值的檔案。
為強化這方面的安排，我們已制定檔案管理強制性規定，要求各局／部門須根據相關的存廢期限表，把具有歷史價值的檔案移交檔案處，並須至少每兩年處置過期檔案一次。
為加強保障，各局／部門在銷毀任何政府檔案前，須徵得檔案處處長同意。這項要求連同剛才談及的各項安排將確保檔案獲得鑑定，以及具歷史價值的檔案被識別出來，移交檔案處。
鑑定為具歷史價值的政府檔案，會保存於香港歷史檔案大樓之內。香港歷史檔案大樓是為保護及永久保存具歷史價值的檔案而建造，大樓設有具保安及環境控制設備的特建歷史貯存庫。
查閱檔案處所保存的歷史檔案
政府已提供有效渠道，讓市民取閱有價值的公共檔案。公眾可按《一九九六年政府資料檔案（取閱）則例》查閱歷史檔案。一般而言，被鑑定為歷史檔案的公開資料，以及經封存30年的機密資料，可以讓公眾查閱。任何人士如不滿意被拒查閱「封存 」的歷史檔案，可通過行政署長及檔案原屬的局或部門等渠道，要求覆核有關決定。
查閱政府各局／部門所保存的檔案
公眾亦可按《公開資料守則》（《守則》）查閱政府各局/部門所保存的檔案。政府的既定政策是盡量提供資料，讓市民對政府如何制定和實施政策有更深入的了解，以及更有效地監察政府的表現。根據《守則》的要求，除非有充分理由拒絕披露資料，否則各局／部門需按慣例公布或應要求供市民查閱所持有的資料。有關各局／部門不遵守公開資料守則而提出的申訴，由申訴專員處理。
推廣使用歷史文獻
檔案處已通過不同渠道，以加強市民對香港歷史資料記錄的認識和更多地使用這些資料。舉例來說，除了網頁外，檔案處曾與港鐵公司合作在多個地區舉辦攝影展，展示各區的歷史。檔案處亦與教育局合作，在大樓以外的地點舉行研討會，向中學生和老師推廣使用歷史檔案。而中四至中六的歷史科課程已特別提及使用檔案館保存的政府檔案。
檢討檔案管理的安排
為了進一步完善檔案管理，政府不時檢討現行的檔案管理行政安排。政府於二○○九年四月發出總務通告，推出一系列的強制性檔案管理規定，要求各局／部門遵守。這些規定涵蓋範圍非常廣泛，包括妥善管理電子郵件檔案、檔案分類、檔案存廢（包括須事先徵得政府檔案處處長批准銷毀檔案和將具歷史價值的檔案移交檔案處）、適當保管和貯存檔案、以及保護極重要檔案。
除了推行一些重要的規定外，該總務通告清楚說明各局／部門應如何遵行這些規定，這包括：
（１）各局／部門須在設定的期限內遵行某些規定。例如，不得遲於二○一二年四月，為所有現有的業務檔案編訂暫擬的存廢期限表，並送交檔案處處理；
（２）為各局／部門設定進行某些檔案管理功能的時間框架，例如，最少每兩年處理過期檔案一次；
（３）具體說明各局／部門須委任某一職級的人員處理一些重要檔案管理工作；
（４）具體說明各局／部門應如何擬備和保存準確的檔案清單、監察檔案存廢程序、減低案卷在大批轉移時的遺失風險及調查檔案遺失或未經授權銷毀的事件；以及
（５）要求局／部門定期檢討檔案管理措施，並把有關檢討結果通知檔案處。
該總務通告亦要求各局／部門首長訂立適當的優先次序和分配合適的資源，在其局／部門內推行妥善的檔案管理計劃，以確保具有歷史價值的檔案和資料得到妥善保存。
政府推出強制性檔案管理規定充分表明政府改善檔案管理的決心，而公務員亦受強制性檔案管理規定所約束。《總務規例》第11條規定，如公務員不服從、忽略或未能遵守與他們職責有關的政府規例或通告，政府可對該人員採取紀律處分程序。因此，如有公務員不遵守政府規例或通告中關於檔案管理的規定，可能會遭受紀律處分。
遺失或不慎銷毀政府檔案
按照上述總務通告的規定，各局／部門必須委派一名不低於高級行政主任或同等職級的人員負責考慮檔案的存廢安排，並在銷毀任何政府檔案前取得檔案處處長同意。為盡量減低未經授權而銷毀檔案情況的出現，各局／部門必須委派一名（不低於二級行政主任或同等職級）負責人員監察存廢程序，並保存完整記錄以備問責。
此外，為盡量避免遺失檔案，各局和部門必須訂立檔案清單，並在轉移大批案卷時採取措施以防遺失。
最後，任何遺失檔案的事故必須及時向有關的部門檔案經理報告。部門檔案經理須仔細查問，找出當事人以決定合適的紀律行動，以及訂定措施避免再次發生同類事件。這安排可防止有價值的檔案流失。
成立常設委員會檢視現行管理檔案的情況
何秀蘭議員建議政府成立常設委員會，以檢視管理檔案的情況。事實上，政府已不時檢討現行的檔案管理制度，並適時予以改善。剛才我曾提及於二○○九年四月推出的一套強制性檔案管理規定，就是一個加強管理檔案的例子。至於審計署署長在今日呈交立法會的第57號報告中，亦提及對改善現行檔案管理制度的建議。我們已採取措施，在可行的情況下，會落實有關的建議。
此外，我們亦歡迎公眾人士對改善政府檔案及具歷史價值的檔案的管理工作，提出建議及意見。除了透過傳媒和市民直接寄來的書信或電郵得到這方面的建議及意見外，檔案處亦會主動收集公眾人士的意見。例如，檔案處設有意見收集箱，亦一直有進行歷史檔案館服務使用者意見調查。
另一方面，檔案處在搜集外地有關香港的歷史檔案時，亦會徵詢學者和使用者的意見。由於現時已有有效機制檢視現行管理檔案的情況，因此我們認為並無迫切需要成立常設委員會，處理有關的工作。
將檔案處管理檔案職位設為專業職系，有關人員須具管理檔案的專業資格
目前，檔案處的主任級員工來自三個職系，即檔案主任、行政主任和館長職系。現時的分工是檔案主任主要負責歷史檔案的鑑定和管理、行政主任負責檔案管理，以及館長職系負責保存和修復歷史檔案。
為加強職員的專業知識和專門技術，政府檔案處不時安排有關員工接受檔案管理培訓、參加國際會議和座談會，與海外檔案管理組織交流經驗等。有需要時我們亦會聘請顧問就檔案工作，特別是電子檔案管理方面提供專業意見。政府會不時檢討包括檔案主任等職系的編制，確保工作的質素和向市民提供便利的查閱服務可以繼續行之有效。
強制性規定擴闊至所有受公帑資助的法定組織
就受政府資助的法定機構而言，我們認為規管這些機構的檔案管理是另外一個問題。除了有關機構的規模和業務性質各有不同，當中亦牽涉不同類別的機構（包括政府持有的法定機構及接受政府經常性撥款的非政府組織，及慈善／宗教團體等）。
簡單而言，這些機構現時負責管理自己的檔案，而法定機構更須按照相關法例的規限運作。由於這些機構規模大小不一，就是否有需要規管這些機構的檔案管理，政府必須考慮他們的準備情況和接受能力。無論如何，政府會研究如何協助這些法定機構加強他們的檔案管理工作。政府已於二○一一年十月底發出《良好檔案管理做法》的一般性指引予相關機構參考。
現時法定機構或其他公營機構如欲移交有歷史價值的檔案給政府檔案處，檔案處亦樂意接收。根據上述考慮和按目前的情況，我們認為沒有迫切需要去規管政府資助的法定機構的檔案管理。
總結
立法並不是完善檔案管理的唯一方法。正如我剛才所提及，政府已有行政安排，以鑑定、移交、保存，以及供公眾查閱歷史檔案。檔案處就檔案管理公布了相關的程序和指引，亦為各局和部門提供檔案管理培訓和意見，協助他們改善檔案管理。政府又制定《一九九六年政府資料檔案（取閱）則例》和《公開資料守則》，讓公眾可查閱政府檔案。此外，各局／部門已委任部門檔案經理，確保政府檔案獲妥善管理和保存。
由此可見，政府有決心完善現時的檔案管理系統，以妥善管理及保存具有價值的公共檔案；以及確保政府資訊的問責性、透明度和公眾查閱的權利。
主席，我謹此陳辭。在聽取各位議員的意見後，我再作進一步回應。
完
２０１１年１１月１６日（星期三）
香港時間２０時１７分
