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立法會十五題:政府電子檔案記錄
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  以下為今日(十一月二十五日)在立法會會議上劉慧卿議員的提問和政務司司長唐英年的書面答覆:

問題:

  自一九九○年代後期,政府檔案處一直透過舉辦國際專家演講、聘請海外顧問研究不同方面的電子檔案管理工作,以及進行試驗研究以測試電子檔案管理及保存系統的原型等方式,處理有關政府各政策局和部門的電子檔案的事宜。由於政府在處理公共事務及提供公共服務方面日益倚賴電腦科技,以及鑑於電子檔案容易受操縱及受科技過時所影響,行政機關可否告知本會:

(一)經過逾十載的工作,政府檔案處制訂了那些特定政策、標準及措施,以確保政府的電子檔案獲有效率地收集及管理,並把已鑑定為具有歷史價值的檔案送交歷史檔案館,而其他則妥善棄置;

(二)現有政府電子檔案的數量、該數字佔政府檔案總數的百分比、這百分比與紙張檔案的百分比如何比較、最常用的電子檔案格式為何及政府各政策局和部門使用的電子系統的種類,以及當局如何管理具有存續價值的電子檔案,以符合保存檔案的規定;

(三)過去三年被銷毀的政府電子檔案的數量及種類;

(四)過去三年政府各政策局和部門送交歷史檔案館的電子歷史檔案的數量、內容、格式及取閱狀態,以及在未來三年可能獲提名成為歷史檔案並送交歷史檔案館的電子檔案的數量;

(五)歷史檔案館採取了那些措施確保送交其作檔案形式保管的電子檔案為真確、可以保存及長期供市民取閱;

(六)現時在歷史檔案館工作的專業檔案人員總數,以及負責鑑定電子檔案的專業檔案人員數目,他們在電子檔案方面的相關經驗及專業訓練為何;

(七)是否知悉,就資源及容量、進度及成果、成效及完善程度而言,政府檔案處的電子檔案制度與較香港稍早或與香港差不多同時開始推行電子檔案措施的國家(包括澳洲、加拿大、內地、新加坡及英國)的類似制度如何比較;及

(八)政府的電子檔案制度是否有仍未解決的事宜;若是,該等事宜為何,以及政府檔案處已制訂甚麼計劃予以處理?

答覆:

主席:

  電子檔案管理──所制訂的政策、標準與措施、未來的工作計劃、與其他地區相比,香港推行電子檔案管理的進度 (問題第(一)、第(七)及第(八)部分)

  自二○○一年起,政府檔案處、政府資訊科技總監辦公室和效率促進組一直攜手為妥善管理電子檔案制訂政策、策略與標準,目的是發展新的檔案管理措施和工具,以協助各局和部門以整合、高效、劃一的方式管理電子與非電子檔案。在二○○一年,當局進行顧問研究,以了解電子檔案管理的要求和相關工作的緩急先後。在參考顧問的意見後,當局於二○○一年發表管理電子郵件檔案的指引,協助各局和部門識別、開立、歸檔和管理電子郵件檔案。

  在二○○一年顧問研究的基礎上,政府檔案處按電子檔案管理的國際標準和香港政府的實際情況制訂了一套電子檔案保管系統的功能要求,為政府發展電子檔案保管系統打下良好根基。此外,政府檔案處亦為電子檔案保管系統制訂了一套電子檔案管理方法和指引。系統開發完成後,在二○○七年九月至二○○八年九月期間,當局在政府資訊科技總監辦公室和運輸署的選定辦公室推行了該系統的試驗計劃。有關該計劃的檢討顯示,當局須進一步推展處理電子檔案管理和保管系統的各項工作,包括為元數據及將檔案由一個電子檔案保管系統轉移至另一個系統、制訂檔案管理標準,以及保存具歷史價值的電子檔案。為此,當局將委聘顧問跟進。

  為推行電子檔案管理,政府檔案處廣泛借鑑其他地區在推行電子檔案管理方面的經驗,包括澳洲、歐盟、英國和美國有關當局在制訂電子檔案保管系統的功能要求、檔案管理方法和指引方面的經驗。此外,政府檔案處也參考國際專業組織,即國際檔案理事會倡議的最佳做法。然而,政府檔案處並沒有就本身的電子檔案管理計劃與其他地方的計劃作比較。這是由於各地發展電子檔案管理的目標、範圍、推行方法和步伐會因其獨特的環境而異,不能一概而論。

  電子檔案的數量、格式、所採用的電子系統的種類,如何管理具歷史價值的電子檔案,以及移交和銷毀電子檔案(問題第(二)至第(五)部分)

  電子檔案的格式主要為電子郵件、辦公室文件(如文字處理文件和試算表)、掃描/傳真文件(如便攜式文件格式(PDF)文件)、數據庫、靜態網頁或動態網頁。最常見用以產生電子檔案的電子系統包括電子郵件系統,以及各局和部門所採用的特定應用系統及網絡應用系統。此外,辦公室應用軟件也常用作產生電子檔案。

  由於政府尚未全面推行電子檔案保管系統,因此目前各局和部門須把電子郵件檔案打印為紙本檔案,以便管理和儲存。具歷史價值的電子郵件檔案列印本會連同其他紙本檔案一併移交政府檔案處。在保障電子檔案列印本的真確性和存取性方面,政府檔案處所採取的措施,與紙本檔案並無二致。至於那些具有歷史價值但又不能以列印本保存的電子檔案(如聲音檔案),政府檔案處轄下的歷史檔案館會把它們儲存於一個合適而穩妥的環境,以期長久保存。

  政府檔案處並沒有政府電子檔案數量或電子檔案數量佔政府檔案總數百分比的現成資料。鑑於目前管理和儲存電子檔案的安排,各局和部門在過去三年並沒有向歷史檔案館移交任何具歷史價值的電子檔案。我們預計,在未來三年只會有為數極少具歷史價值的電子檔案,移交歷史檔案館。

  至於銷毀電子檔案方面,如上文所述,有相當數量的電子檔案打印本與其他紙本檔案一起儲存。政府檔案處並沒有為已打印的電子檔案統計獲批銷毀的數量。另一方面,就仍儲存在各局和部門數據庫中的電子檔案而言,政府檔案處過去三年共批准兩個銷毀檔案個案,涉及18,575份有關職位申請人資料的檔案。

  一如上文所述,為配合電子檔案保管系統的進一步發展,政府計劃進行全面的研究,以便制訂適當的策略與技術方案,確保具歷史價值的電子檔案得以長期保存,供市民取閱。

負責鑑定電子檔案的人員(問題第(六)部分)

  在歷史檔案館工作的檔案主任職系人員共有四人,當中兩人負責不同種類檔案的鑑定工作。儘管電子檔案在已鑑定檔案中所佔比例極小,加上發展電子檔案保管系統以供各局和部門使用仍處於初步階段,政府檔案處注意到須加強培訓,增進人員在鑑定電子檔案方面的知識,以配合在各局和部門發展及採用電子檔案保管系統的工作。過去幾年,政府檔案處已安排兩名負責檔案鑑定工作的檔案主任職系人員多次參加有關電子檔案不同方面的培訓課程、研討會和會議,內容包括檔案分類與保存、元數據管理和電子檔案管理。此外,檔案處亦在二○○九年十月派員前往具鑑定電子檔案專業知識的海外歷史檔案機關考察。政府檔案處會繼續為有關人員安排適當的專業培訓課程,加深他們對電子檔案的認識。



2009年11月25日(星期三)
香港時間12時53分

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