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以下是政務司司長許仕仁今日（四月十八日）在立法會會議上就李永達議員的提問所作的書面答覆：
問題：
政府可否告知本會：
（一） 過去3年，市民要求查閱政府檔案或歷史檔案的次數及該等要求被拒絕的次數分別為何；
（二） 現時是否訂有政府檔案最短保存期的規定；若有，該保存期為何；
（三） 現時是否訂有政府的機密文件（包括行政會議的）在封存若干年後須讓公眾查閱的規定；
（四） 政府檔案處在考慮是否保存政府檔案或歷史檔案時，曾否基於地方不足而放棄值得保存的檔案；及
（五） 當局有否考慮在現時位於中環政府合署的政府部門遷離後，在該址設置大型的政府檔案室，以貯存更多檔案並讓公眾查閱？
答覆：
主席女士：
（一） 「歷史檔案」泛指因具有持續或永久價值而保存下來的文件和資料。過去三年，市民要求查閱歷史檔案的次數及被拒個案的數目如下：
年份 歷史檔案
查閱的次數 被拒或只可查閱
部分檔案的個案
的數目＊
2004 711 3
2005 1,418 6
2006 1,327 9
＊ 這些個案大部分涉及保存少於三十年的檔案。
此外，過去三年，根據《公開資料守則》向政府各局或部門索取資料的次數及被拒個案的數目如下：
年份 政府檔案
索取資料的次數 被拒個案的數目
2004 2,010 61
2005 2,294 40
2006 2,383 47
（二） 政府檔案的存廢是根據實際需要而決定，考慮到行政、運作、財務、法律上的要求、及檔案的歷史價值，再按其類別，訂明保存期的長短，例如申請職位落選者的檔案於招聘工作完成後保存一年；有關樓宇管理的日常檔案保存三年；購置、管理及維修政府車輛的政策檔案保存五年；會計文件保存七年；而鑑定為具有歷史價值的檔案則會永久保存。
（三） 一般而言，被鑑定為歷史檔案的公開資料以及經封存三十年的機密資料，可開放讓公眾查閱。載有敏感資料的機密歷史檔案，例如與香港防務，保安或對外事務有關的，則需個別處理。
（四）及（五） 位於觀塘的香港歷史檔案大樓，是一所經特別設計，專門為收藏歷史檔案而興建的大樓。大樓的建造和設備符合有關保存具歷史價值檔案的國際標準，並設有大型檔案查閱室、展覽廳及閱覽室，供公眾使用。目前大樓仍有足夠的空間儲存歷史檔案。
另外，政府檔案處亦設有兩個檔案中心，儲存各部門不需常用的檔案。政府檔案處將善用現有的空間，亦沒有需要考慮在中環增設大型的政府檔案室。
完
２００７年４月１８日（星期三）
香港時間１４時１９分
